1. チーム内のスケジュールを上手に共有するための方法

チーム内のスケジュールを上手に共有するための方法


 皆様の中にはとあるプロジェクトのため、ある一定の人数でチームを組んで仕事をされているかと思います。その時に大切になってくるのがチームで情報やスケジュールを管理することです。現在この方はこれだけ仕事が進んでいる、もしくはこの方は他の仕事もしているためこの方に仕事を任せよう等、情報を共有することによってスケジュールも立てやすくなってきます。ではどのようにすればチームで上手にスケジュールを共有するための方法ができるのか。

すぐに情報が共有できるような仕組みを作っておく

 プロジェクトが発足するとすぐにチームメンバーが召集されるかと思います。その時に私がとっている手段が発表されたらすぐにチームメンバーを招集して、情報を共有できる仕組みを作ります。例えば社内にあるクラウドを利用して、仕事がある程度終わるごとにスケジュール表に各員がここまで終了しましたと言ったような伝言や仕事に対してレ点を付けたりしています。その状況を確認して遅れている方には遅れている理由と仕事を他の方に任せるかを判断し、また仕事の全体会議をする時にもこの項目を利用しています。そうすることによって、仕事上での質問以外では質問をすることもなくなりますので互いに集中して仕事ができるようになってきます。

 そのためにも上司がこの仕組みを作成するのが肝心になってきます。もし社内にクラウドサービスが無い場合にはメールでも良いので進行状況を逐一報告したり、ホワイトボードを利用してここまで仕事が終了しました等が分かるようにしておきましょう。

週に1回はプロジェクトの会議を開催する

 皆様の中に会議を開かれている方もいらっしゃると思いますが、意外と開かれている方が少ない印象がございます。特に仕事は個人に任せて終了間際や近くになってっ進行状況を確認する上司が多いです。しかしそれでは何かしらの支障が生じた際に対応が出来ません。そのため、私の場合には週に1回は必ず会議を開くようにしています。その会議は金曜日の終業間際の15分間で開催し、情報を共有しているが実際にはこのように進んでいると言うことを各員に発表していただきます。そこでなぜ仕事が遅れたのかを反省していただき、次週はこのように進めて行きますといったような改善案を出させます。

 そうすることによって各員もそのように改善していけば早く仕事が終わるでしたり、この人はここまで仕事が進んでいるのかと言うことを改めて理解できますのでやる気も上がってきます。そのため週に1回は開催するのもよいかと思います。


 最後に、チームで上手にスケジュールを共有するための方法として、仕組みを作ったり会議を開催する等の方法が挙げられます。もし皆様の中で実践されたことの無い項目がありましたらぜひ行ってみることをお勧め致します。最初は面倒と感じるかと思いますが仕組みを作ってしまえば後は慣れですのですぐに馴染むかと思います。

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