1. 仕事のスピードを早める!チームにおける「to do」の管理方法

仕事のスピードを早める!チームにおける「to do」の管理方法


 to doを管理することにより臨機応変に対応できるため、仕事を円滑に進めることが可能です。また、チームのメンバー間でもto doを把握できていれば自主的に人手が足りないところを手伝うなどの連携が生まれます。今回はそんなチームのto doを管理する方法をいくつかご紹介したいと思います。

全員が見れるto do管理表を作成する

 まず重要なのが、視覚的にチームメンバーの誰でも見ることができるto do管理表を作ることです。それはExcelの表を作るだけでもいいですし、何かのツールを使っても構いません。チームメンバー全員が同じ表を使い、それをいつでも誰でも見ることができるようになっていればOKです。このto do管理表に必要な項目は「to do名」「内容」「優先度」「かかる時間」です。なるべく細かく書いておくのがポイントです。

 例えば、何か一つのプロジェクトを担当している人は、to doにプロジェクト名を入れるのではなく、そのプロジェクトに必要な要素(テレアポ、資料作成など)を細かく記入するのです。これが一目でわかれば、チームの誰がどの仕事を担当していて、今その人はどの作業を行っているかなどの進捗状況を管理することが可能です。チームメンバーが持つto doの重要度・かかる時間がわかれば、新しい仕事を頼みたいときに誰に頼めばいいか、選定する手助けにもなるでしょう。

 このto do管理表はチームメンバーが随時更新して自分のto do管理に使うことも可能です。チームメンバーには随時更新するように伝えておけばいいでしょう。ただし、最低でも1日に1回、仕事が終わって帰る前には必ず更新するように徹底すれば、あなたが朝会社に来て一番に確認すれば、チームメンバーの最新のto doが把握でき管理することができます。

チームの朝礼でto doの発表

 朝一番、仕事を始める前に15分でいいのでチームの朝礼を実施しましょう。そこでチームメンバーにその日のtodoを自分の口から発表させます。そうすることにより、チームメンバーが自分自身その日のtodoを把握できるので朝からしっかりとした計画を持って仕事を進めることができます。

 また、チームメンバーが他のメンバーが抱えているtodoを知ることにより、仕事が円滑に進みます。もしチームメンバーのtodoを聞いてチームリーダーのあなたが思うことがあれば、その場で指摘・改善することも可能ですし、その場で新たな仕事を与えることもできます。朝の忙しい時間であるとは思いますが、短くても毎日必ず実施することにより、その日の作業効率アップ・チームの仕事円滑化は間違いありません。


 以上のことを実施することにより、チームのtodo管理ができ仕事がよりスムーズに進むのではないでしょうか。何かのヒントになれば幸いです。

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