応接室での来客におもてなしする際のマナー

　会社の規模にも寄りますが、応接室の使用は人事課か庶務課で管理しているはずです。予め前日、当日に確認してしかるべきご来客が定時に確保されているかまず確認する必要があります。ご来客前に応接の至る所を掃除し、ご来客の人数によっては椅子の配置、当社担当者が、もし必要な資料もチェックしておく指示があれば怠る事は出来ません。

　 お客様がご来客する10分前からまずお茶の準備をして湯呑は温めておき、一般に出す粗茶ではないお茶を用意しておきます。応接室の中も季節に合わせた適温に設定しておくのも快適な時間を提供する上でのマナーと言えるでしょう。 夏の暑い時は冷茶でも良いですが、一般的に応接に通される大切なお客様は身体を冷やすのは好ましくないと思われます。ケースバイケースで当社のお会いする方に聞いてみるのも良いと思います。

　5分前には受付で待機し、ご到着された場合は、ご挨拶と応接室にご案内する旨を伝えて、余計な会話をしてはなりません。親しさを出す必要もありません。 応接室まではお客様から会話があればそれに応えるべきですが、まず案内する人間が先導し、近くもなく、遠くもない距離感を保ってご案内します。

　 ご案内する席は、応接室のレイアウトにも寄りますが、基本的に入口から遠い上座に先に座って頂きます。「暫くお待ちくださいませ、只今、○○をお呼び致します」と言って退席します。担当者と言う曖昧な表現ではなく、しかるべき当社の役職者、責任者を訪問してきているので名前を告げるのがマナーです。 当社責任者にお客様が応接室に入られた事を告げます。

　応接室で双方座席について、多少の挨拶や近況の話をされている頃にお茶をお出しするのが良いタイミングです。 本題に入っている時にお茶を出したり、応接室に入ることをしては暗黙の上でマナーとしてなっていません。ただ、あまりにも時間が経過して不具合や要望がないか気になるところですが、そこは当社の責任者から指示が出ますので、その指示に対してすぐに対応出来る態勢で待っていることです。

　今回のケースはかなりご来客のお客様がとても大切なお客様の対応とした例ですが、滅多にお越しにならないようなお客様ならとても大切な仕事です。 秘書の有無、もっとフランクな来客で応接室に通すとなれば、状況も多少変わってきますが、案内する人間が立場上応接室でのご関係が分からなければ丁寧に対応して間違いではありません。 最終的に、わざわざご来客された方に失礼のないように気持ち良くお帰り頂く事が快いマナーと言えるでしょう。