1. ビジネスシーンにおいて、担当者が帰宅して不在の場合の電話対応における大切なマナー

ビジネスシーンにおいて、担当者が帰宅して不在の場合の電話対応における大切なマナー


 ビジネスにおいて、電話という顔が見えない相手とのコミュニケーションを図る上で最も大切になるのが、相手を思いやることです。相手を思いやることで会社の印象も良くなるでしょうし、延いては大きなビジネスチャンスに繋がることにもなるでしょうからとても重要です。電話対応では、対応する人の態度こそが会社の顔になるわけです。そこで、担当者が帰宅して不在だった時の電話の対応において、どのような心掛けをすることが相手を思いやることになるのか、そのマナーについて考えてみましょう。

電話応対の基本的なマナー

 担当者宛の電話の掛かってくる時間によっては、「帰宅しました」よりも「外出しています」と伝えた方がよい場合もあります。 まず、担当者が帰宅して不在であることをどのように伝えるかについて考えてみましょう。

 電話が掛かってくる時間にもよりますが、もし就業時間であったり、終業時間過ぎであってもそれほど時間が経っていない時にの場合には、「外出していて今日は戻らない」旨を伝える方が、双方にとっても会社にとっても差支えがなく無難な対応になります。相手にとってはまだ就業時間である可能性もありますし、「帰宅」したとなるとあまり良い印象を与えません。

 そして、担当者に代わって相手の用件を伺うようにします。「もしよろしければ、担当者に代わり私の方でご用件をお伺いすることもできますが、いかがいたしましょうか」のように丁寧に対応することも大切なマナーになります。相手の気持ちを考えて対応することで、自然と優しい心遣いが相手にも伝わるものです。

 そして最後には、承った用件を必ず担当者に伝えるという旨を伝えて、担当者から電話する場合の連絡先を確認しておいてもいいでしょう。また、電話を掛けてきてもらったことへのお礼の言葉を添えることで、相手も気持ちよく電話を切ることができるというものです。さりげなく当然のこととして相手を気遣うことができるように、常日頃からの心掛けがとても大切なマナーになります。

通話する相手を思いやるマナーを

 担当者の帰宅後、終業時間からしばらく経っていて、会社に残っている社員もまばらになった頃に、担当者に掛かってきた電話の対応については帰宅した旨を伝えます。「申し訳ございません。担当者は、本日は失礼させていただきました」というように、帰宅という直接的な言葉ではなくて謙虚さを表すような言い方がよいでしょう。「失礼します」には「すいません、申し訳ありません」のようなニュアンスが含まれますから、相手にその思いを伝えるにはとても適切な表現になります。

 そして、担当者の翌日の予定を伝えて、用件などを承るようにします。「担当者は、明日の~時には出社しておりますので、こちらから連絡を差し上げるようにいたしましょうか」のように伺いを立てます。相手の都合によっては、今すぐにでも話したい用件である場合もありますから、直接話ができなくて困惑している相手を不快にするようなことがないように「思いやり」のマナーで対応するようにしましょう。どんな時間帯であっても、電話の相手は大切な用件を伝えたいと思って連絡をしてきていることを常に念頭に置いて、相手の気持ちを汲んだ対応をするように心掛けましょう。

 そして、常に冷静でいることも忘れてはならないマナーです。相手が感情的になる場合も考慮して、電話に対応することが心地よくコミュニケーションを図る上で重要になります。

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