担当者が早退している場合の電話対応のマナー

　担当者が早退した場合は、露骨に「担当者は早退しました」と言うのも避けるべきでしょう。 「急に体調が悪く病院に行かせて頂いています」または「急用で急遽外出し本日は直帰させて頂く予定とのことです」と言うようにしましょう。

　担当者とお客様の間しか分からない事はあまり深入りしないことです。 電話オペレーターではなく、電話をかけて来られた方は担当者を知っている方ですから、同じ部署の人間に代わるとか、長々その電話に対応しても、担当者が戻ってきたら説明し直すわけですから端的に済ます方が双方にとっても良い解決策ですし、時間のロスにもならず、下手にクレームなら電話を受けたスタッフは1日中、気分が良くありません。

　早退した場合、その理由の詳細をお客様に言う必要はありません。 担当者を指名しても不在の場合、敢えて聞くなら件名とその後当社がどう対応するかということを告げます。 但し、当然対応出来る範囲に限られます。

　その案件に対して出来ない事は出来ないと納得行くように伝えなければなりません。「良かれ」と思った事がトラブルや無駄足になることがあるため、電話では無駄な行動をしないのがマナーです。電話は今、通話中の録音機能が付いている企業もありますが、全てではないので、必ず用件を復唱することです。