1. 電話の受け方で失敗しないためのビジネスマナー

電話の受け方で失敗しないためのビジネスマナー



 ビジネス上での電話の受け方は非常に大切になっており、電話の受け方ひとつでその会社の印象が決まってしまいます。電話は相手の表情も、こちらの表情もわかりませんので、声だけで好印象を与えなくてはいけません。電話対応のマナーは社会人として基本的なマナーですが、慣れていないとなかなかスムーズにいかなかったりと難しいですよね。電話を受けるのが苦手だという人も多いのではないかと思います。ここでは事前に知っておきたい、電話の受け方マナーを説明したいと思います。

電話を出るときの基本的なマナー

 電話の呼び鈴は出来るだけ早く、2回までに取るように心がけましょう。電話を掛けている側は、相手が電話に出るまで思っているよりもずっと長く感じます。

 3回以上鳴ってしまった場合は、「お待たせ致しました」と添えて、さらに待たせてしまった場合は、「大変お待たせ致しました」、2回までに取った場合は、第一声「はい」、もしくは「お電話ありがとうございます」と答えるのがよいでしょう。この時に間違っても「もしもし」と言ってはいけません。「もしもし」とは学生言葉にあたるので、ビジネスにおいてはマナー違反になってしまいます。 

 その後に必ず会社名と自身の名前を名乗りましょう。第一声で印象が決まってしまいます。例え忙しい中でも、必ず電話に出るときは明るい声を出すようにしましょう。相手がきちんと聞き取れる様にハキハキとするのも大切です。 

間違いを防ぐために復唱を行う

 ビジネスの電話ですので、誰からどんな用件の電話が掛かってくるかわかりません。先方の社名、氏名、用件、時には折り返しの電話番号まで、全てを覚えておくのは非常に難しいでしょう。うっかり忘れてしまった。氏名を間違えてしまった。そんな失礼の事のないように、社名と氏名は必ずメモしておきましょう。

 確認の為に必ず復唱することで間違いを防ぐ事ができます。これは取り次ぐ場合も、取り次ぐ相手が不在の場合も必ずです。確実な情報を取り次げるように、「○○様でいらっしゃいますね」というように復唱し、この後に「いつもお世話になっております」や、「いつもありがとうございます」などと続けると良いでしょう。復唱することで相手もきちんと伝わっているという安心感もあります。

聞き取れなかったときは聞き返すことも大切

 電話をしていて、声が聞き取りづらく用件がいまいち聞き取れなかったなんてことありますよね。聞き返すのは失礼ではないかと、躊躇してしまう方も多いのではないでしょうか。ですがうやむやにして、社名や氏名を間違えてしまったり、きちんと用件を理解していなかったという方が断然失礼です。こういう場合でも、きちんとマナーのある対応をすれば聞き返しても失礼ではありません。「申し訳ございません、お電話が少々遠いようでございます。」というように正直に伝えましょう。

 そしてこの後に、聞きたい情報を明確に伝えると良いでしょう。例えば、誰につなげば良いか聞き取れなかった場合は、「もう一度つなぎ先をお伺いしてもよろしいでしょうか?」や、「当社のどの者におつなぎ致しましょうか?」などが良いでしょう。マナーのある対応をすれば、相手も嫌な気持ちにはなりません。



 きちんとした電話のマナーを知っておく事で、スムーズに受け答えができるようになるでしょう。

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