1. ビジネスレターの宛名の肩書きを付けるときに注意したいマナー

ビジネスレターの宛名の肩書きを付けるときに注意したいマナー



 手書きの手紙を書くことが少なくなってきた今では、逆に言えばビジネスレターはビジネスマンの腕の見せどころともなります。ビジネスレターを書きなれていない人にありがちなのが、宛名を書くときに、肩書きと敬称をどのように書いたらいいか、混乱してしまうこと。せっかく心をこめて丁寧に書いても、宛名への敬称のつけ方ひとつで、ビジネスレターを書きなれてないと見られてしまうかもしれません。先方への失礼にもなりかねませんから、マナーをわきまえて書きたいものです。

敬称は重複させない

 宛名の敬称は「ひとつだけ」書くのが正しく、重複はマナー違反にあたります。ビジネスレターに限らず、手紙の宛名では、相手の住所や名前などを省略しないのが常識です。会社名でも「(株)」とは書かず、株式会社と省略せずに書きます。それで、宛名の敬称もすべて省略せずにつけるのがマナーだと誤解してしまう人がいます。

 たとえば、宛名に肩書がふくまれる場合、『小林会社御中 田中総務課長様』のように、会社名にも「御中」、肩書きにも「様」をつけて書いてしまうのです。ビジネスレターに慣れた人でも、よくやりがちなミスなのですが、これは敬称の重複で、間違った書き方です。
 
 「御中」は、会社などの組織や団体などに対してつける敬称で、だれか特定の人に対して手紙を出すときには使いません。「あて先にすべき担当者がはっきりしないまま、会社に対して手紙を出す」という時に使うものなのです。会社内の誰に出すのか、人の名前や所属・肩書きがはっきりしていて、宛名として書けるようなときには、「御中」は必要ありません。ですから、一件の宛名の中に「御中」と「様」を並べるのでは、おかしな宛名の書き方ということになってしまいます。

もともと敬称である肩書きに注意する

 「小林会社 佐藤総務課長様」のように、役職名に敬称の「様」をつけて書く人がいますが、これもマナー違反です。役職名にはどれも敬意が含まれており、役職名自体が敬称の意味を持っています。つまり、やはり敬称である「様」と似たような意味がある言葉なのです。役職名と敬称を並べるのは、敬称に敬称をならべるのと同じことになり、かえって失礼な書き方になってしまうのです。

 役職名については「小林会社 佐藤総務課長」のように書くのが基本で、ここに「様」や「殿」をつけなくても失礼にはなりません。それでもどうしても人の名前には「様」をつけないと気になるという人がいます。その場合は「小林会社 総務課長 佐藤様」のように書けば、失礼になりません。つけられるところにすべて「御中」や「様」などの敬称をつけたほうが、よりていねいな宛名になるような気がしますが、実は、正しくないところに敬称をつけて書くほうが、先方には失礼になってしまうのです。



 宛名を書くときには「敬称はひとつだけ」、敬称が重複したり、肩書きに敬称をつけるのはマナー違反であることを心得ておきたいものです。

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