1. 綺麗に分かり易く名刺を封筒に入れるためのマナー

綺麗に分かり易く名刺を封筒に入れるためのマナー


by spinster cardigan

送付に適した封筒のサイズ

 一度、お会いした方、まだお会いしていない方でも資料請求や遠方へお手紙を渡す際、名刺を一緒に封筒に入れて送るケースがあります。名刺は自分の顔でもあります。汚れたり、折れたり、見にくい場所に名刺を封筒に入れるのは相手の方はとても不快に思うものです。封筒のサイズも一般的に使われる長4、長3、角3、角2、角1とありますがマナーとしてサイズの大きさには特に関係ありません。相手が頂いて見やすくお届けすることが大前提と言えます。

封筒を折る時、折らない時のマナー

 封筒で送る場合は、送り状が有り、お手紙と資料が同封されているとします。ここで大切なのは、送る資料を折って良いものか?折ってはいけないものか?ということです。角2サイズは一番ビジネスで使われるA4サイズを折らずに入れることが出来ますが、おそらくA4サイズは三つ折りとして送る事が多いので一番適しているのは長3封筒になります。

 折らない場合は、それぞれの資料をクリップで挟んだ後、左上にクリップで自分の名刺を挟みます。ここで大切なのはホッチキスで止めないことです。傷の付いた名刺、相手もそれをいちいち取るのは面倒な作業です。資料を折る場合、枚数が多いとその上から名刺をクリップ止めするとすぐに取れてしまうので資料とは別に送り状に止めて同封してお出しした方がスマートに見えるはずです。

封筒を郵便に出すときに気を付けたいこと

 お出しする方にも寄りますが名刺に一言「お世話になっております、同封の資料ご拝読宜しくお願い致します」と書くか、または、付箋紙の少し大きいサイズに一言、同じような文面を書いて置くのが良いです。送り状ががあっても「自分の言葉で一言だけ」というのは大切なことです。

 お出しする際は、面倒かもしれませんがポストに投函するのではなく直接、郵便局にお出しした方が雑に扱われず、しっかり出したという確認が出来ます。雨の場合はクリアーケースに郵便局で出すまで入れて保管し封筒を汚さないことです。

 一番ミスを犯して欲しくないのが料金です。資料次第、普段あまり使わない封筒サイズで料金が不明確な場合を避ける意味で郵便局ならそういうミスが起きません。マナーとしてはとても大切なことです。料金不足で送り主に戻ってきたら倍の時間がかかってしまい、費用もかかります。

送る時は記録を残しておくこと

 自分でも「いつ、誰に、どういう内容を出したか?」という記録を残しておかなければなりません。後々アプローチしたり、お問い合わせがあった場合に自分が出した資料を覚えていないと言うのは、ビジネスとして失格です。相手に名刺を入れて資料を送る。という単純な作業ではないということを認識しておかなくてはなりません。

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