【訂正メールの書き方】ビジネスメールの内容に誤りがあった時の訂正方法

ビジネスメールを送る際に、内容をしっかり確認したはずなのに、間違いが見つかってしまい焦ったことがある人も多いでしょう。

本記事では、ビジネスメールに誤りがあった際の訂正方法をご紹介します。

ビジネスメールだけではなく、郵送書類の訂正方法やメールの宛先間違いについても詳しく解説しています。

ビジネスメールの内容に誤りがあった場合の対処法

ビジネスメールに誤りを見つけると、小さなミスでも焦ってしまいますよね。

焦っても間違って送ってしまったメールは取り返せないため、まずは落ち着いて、相手へ訂正・謝罪するメールを作成しましょう。

以下のステップを参考にして、メールを書き進めてください。

STEP1．序文できちんと謝罪をする

ビジネスメールで内容に誤りがあった場合は、まずはじめにきちんと謝罪するようにしましょう。

「先ほど送らせていただいた〇〇の部分に誤りがありました。大変申し訳ありません」と書くことで、誤りがあることを伝え、謝罪の姿勢を相手に見せることができます。

「相手に指摘されていないから大丈夫かな」「もしこちらから言わないとバレないかもしれない……」と思ってしまうこともあるかもしれません。しかし、相手も気付いたとしても言わないことがほとんどです。相手が気付いていなかったとしても、きちんと謝罪することが信頼に繋がります。

また、メールが直近に送ったものなければ、何月何日何曜日の何時に送ったメールであるのかを詳しく書きましょう。

STEP2．誤っている箇所をわかりやすく表す

誤っている箇所をわかりやすく示すのも、訂正の際に重要なポイントです。

訂正をするときは、誤りの部分と訂正した後を並列して示すと相手にわかりやすくなります。以下の様な訂正の仕方をおすすめします。

注意点：訂正メールでは、用件は訂正だけに留める

訂正メールは文量が少なくなり、つい他の要件と一緒に盛り込んでメールを送信しようとしてしまう人もいるのではないでしょうか。

しかし、訂正メールを他の要件と混ぜて送ることは絶対にしないようにしましょう。

他の要件がはいってきてしまうと相手も訂正箇所が頭に入りませんし、謝る態度ではないと受け取られてしまうかもしれません。

訂正メールの要件は、訂正のみにとどめておくようにしてください。

ビジネスメール以外の郵送書類の内容に誤りがあったときの訂正方法

顧客に送付した書類を読み直して間違いに気付くことは誰にでもあることです。

そんな時は慌てないで、書類を訂正して送り直せば大丈夫です。

書類を送り直すにはルールがあるので、ルールを守って相手に訂正書類を送りましょう。

文書にはゴルフの開催案内のようなビジネスにおいて重要度が低いものから、見積仕様書のような重要度が高いものまで幅広くあります。

重要性に応じて、書類を訂正するルールをご紹介します。

あまり重要でない書類の場合

まずは、あまり重要でない書類の訂正方法を紹介します。重要度の低い書類の誤りに気付いたら、すぐに訂正事項を送り直しましょう。

その際には何の書類かを明確にし、誤りを詫びた文書を一緒にした上で送り直します。

送付する前に、電話で誤りについて一報を入れるとさらに丁寧な印象を与えれます。

＜あまり重要ではない郵送書類の内容に誤りを見つけた際の訂正例＞
3月31日に送りましたゴルフの開催案内の件ですが、開始時間を誤っておりました。
開始時間を9時と書いていましたが、10時の誤りでした。
文書を修正しましたので、改めて送付させていただきます。
今後、このような誤った文書を送付しないように、よく確認した上で送らせていただきます。
心からお詫びいたします。

重要な書類の場合

次は、重要な書類の訂正方法を紹介します。

見積もり仕様書や企画書に誤りがあった場合は相手先だけでなく、関係部署にも訂正した正確な文書を出し直す必要があります。

文書を修正する場合は、文書の表紙にレビジョンマークを入れて、いつ、どこの箇所を、どういう理由で修正したかを明確にした上で文書を訂正しましょう。

文書内容の訂正箇所は、レビジョンマークをいれ、書き直します。また、書き直した個所を雲マークで囲んでおくと親切です。

＜重要な書類の訂正する際の具体的な例＞
表紙には、「REV1．2014年4月1日ページ5の10行目書き誤りのため修正」と修正欄に記入します。

ページ5では、修正箇所にREV1と入れ、「A部品の材質はBとする」を消して「A部品の材質はCとする」に書き換え、修正部分が分かるように雲マークで囲みます。

修正後の処理も忘れずに行おう

誤った文書を修正して送付し、関係部署に正式な文書を渡せばそれで終わりというわけではありません。

大事なのは差し替えまで確実に完了させることです。

電子文書としてデータベース化されていたらそこまで訂正しなければいけません。

また、差し替えの記録もしっかり残してください。

後々トラブルを起こさないために、誤った書類とそれに関連する書類の廃棄処分も忘れずにしましょう。ここまで行ってはじめて、書類の訂正は完了したいえます。

社内に誤送信してしまった場合の訂正方法　

ビジネスメールの内容に注意しすぎるあまり、送信先を間違ってしまった人もいるのではないでしょうか。

一度送ってしまったメールは元に戻すことはできないので、すぐに相手にお詫びの連絡をしましょう。

本記事では、誤送信の失敗をしてしまったときに送る社内へのお詫びをするためのビジネスメールの書き方をご紹介します。

速やかにお詫びをする

ビジネスメールの送信ミスをしてしまったら、間違えてメールを送ってしまったと気づいた時点で、すぐに相手にお詫びの連絡を入れましょう。

社内の人に対しての誤送信の場合でも、迷惑をかけてしまうことに変わりないので、丁寧に謝ることが大切です。

誤送信したメールの時間と件名を知らせる

送信ミスを謝罪する際には、相手に誤送信してしまったメールがどれなのかがすぐ分かるように、「送信日時」「件名」を明記して知らせます。

具体的にどの用件のメールであるのかを示さないと、相手はどのメールかわかりません。

誤送信したメールを特定できる内容を示すようにしましょう。

誤送信したメールの削除をお願いする

誤送信したビジネスメールが残っていると、相手がメールを見返す際に、混乱してしまうことがあります。

また、同じ会社だといっても、むやみに自分のやっている仕事を広めていいわけではありません。情報保護の観点からも、至急、削除してもらうようにお願いしましょう。

自分のミスで相手に余計な仕事を増やしてしまったわけですから、「お手数ですが、削除してくださいますよう、お願いいたします。」と伝えましょう。

親しい相手であっても、「お手数ですが」「恐れ入りますが」などのクッション言葉を添えるようにしてください。

もし、社外秘の情報を誤ってもらしてしまった場合や、他社の見積もりを違う会社に送ってしまったなど、大きなトラブルに発展しそうな場合は、速やかに上司に相談するようにしましょう。

ビジネスメールの内容に誤りがあった場合は速やかに訂正を

ビジネスメールや書類の誤りを見つけた際の対処法を説明してきました。

ビジネスメールでミスをしてしまった場合は、相手に誠意を見せ、訂正前と後がわかりやすい文章を送りましょう。

もしも、簡単な訂正で解決できないミスをした場合は、一人で解決しようとせず上司に相談することがおすすめです。

起きてしまったミスはどう取り返すのかが重要です。ミスを隠すのではなく、速やかに、適切に対処するようにしてください。

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