1. 【例文】イラッとさせない催促の仕方とは?リマインドメール件名・本文の書き方

【例文】イラッとさせない催促の仕方とは?リマインドメール件名・本文の書き方

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 ビジネスシーンで多用される「リマインド」という言葉。リマインドとは、日本でいう「再確認」のことである。

 今回は、資料提出や回答期限などのスケジュール確認で用いられるリマンドメール(リマインダー)の件名やメールの書き方マナーを紹介したい。

 本記事を参考にして、丁寧な言葉で催促し、相手をイラッとさせないリマインドメールを作成しよう。

 リマインドメールを使いこなすことで周囲からの信頼度が増し、スケジュールも確実に進むものである。

そもそも「リマインドメール」の意味とは?

本記事のまとめ

  • ビジネスシーンにおいて「リマインドメール」は相手に何かを催促する際に使用する
  • 正しい構成でリマインドメールを作成するのが最低限のマナー
  • リマインドメールは早めのケアを心がけよう
【例文】イラッとさせない催促の仕方とは?リマインドメール件名・本文の書き方 2番目の画像

  はじめに、リマインドメールの「リマインド」の意味から確認しよう。

そもそも「リマインド」の意味とは?

 リマインダー系のスマホアプリもあるなど、「リマインド」はビジネスシーンでも重要な言葉である。

 ここで使用する「リマインド」とはビジネス用語であり、「思い出させる」「気づかせる」「再確認する」といった意味をもつ。

 会議の打ち合わせ日時や締め切りが近い案件などを確認する際に使うことが多い。

リマインドメールは「気づかせるメール」

 ここで注意したいのは、リマインドとリマインダーのニュアンスは微妙に違うことだ。

 リマインドは動詞で、先に説明したように「再確認・気づかせる」という意味。一方アプリなどで使用される言葉であるリマインダーは、「やることリストを管理する」という意味合いを持つ。

 ビジネスシーンでの「リマインドメール」は、相手に何か催促をしたい場合に使用することが多いので、ニュアンスを間違って使わないように気を付けよう。

「催促」とは?

 「催促」とは、相手に要件を早く実行するように促すことを意味する。

 例えば、上司や先方から返信が来なかったり、依頼した案件が未提出の場合や期限が迫っていたりするときに状況の確認のため連絡を入れるときに使用される言葉だ。

 不躾な伝え方をすると、相手を容赦無く急かしているように捉えられてしまうので、表現の仕方には細心の注意を払わなければならない。

資料の提出を催促するリマインドメールの件名と書き方

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 提出期限が近づいているのになかなか資料が送付されないと思っているときは、リマインドメールを相手に送ってみよう。

 この場合だが、相手に失礼の無いよう「お忙しいところ申し訳ありません」という文章でメールを始め、「〇〇の資料の提出がまだのようですが、いかがでしょうか」というようにリマインドするようなメールが望ましい。

 相手も悪気があってやっているわけではないため、誠意を持った対応が早いリマインドメールの提出のカギとなる。

リマインドメールは件名の記載に注意が必要

 またリマインドメールの件名で悩むことがあるだろう。一番やっていけないのは、件名で「リマインドメール」と使うことである。

 相手に「リマインドメールです」と言われて催促されるのは、プライベートでもビジネスシーンでも、イラッとするだろう。

 できれば「◯月◯日の◯◯の出欠のご確認」や「◯◯についてのご確認」などと、「リマインドメール」「リマインダー」と書かずに送りたい。

 次の例文を参考にしながら、リマインドメールを送ってみると失敗はないだろう。

例:資料提出をリマインドする際のリマインドメール

  • お疲れ様です。
    ▲▲部の△△です。

    先日ご案内しました資料の提出日が近づいてまいりましたので、
    ご連絡申し上げます。

    提出期限:○月○日

    〇〇の資料ですが、その後の進捗はいかがでしょうか。
    ご回答のほど何卒よろしくお願い申し上げます。

リマインドメールは構成に注意

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 リマインドメールをマナーよく書くには、決まった構成でメールを書かなければならない。

リマインドメールの正しい構成を守ることは最低限のマナー

 リマインドメールを書く順番としては、まずメールの最初に冒頭の挨拶を述べる必要がある。

 その後に約束に関しての詳細をリマインドするために、場所や時間や用件をメールに記載。

 さらに、もしかするとすでに先方に別の予定が入っているかもしれないので、その際に備えて調整可能な代替案もリマインドメールに書いておこう。

 そして締めとして、「何卒よろしくお願いします」といった挨拶の文章をメールに添えよう。

 こういったリマインドメールでの細かい配慮がビジネスマンとしての信頼を勝ち取っていくのだ。

 リマインドメールは相手に失礼のないように、しっかりとした口調でかつ柔らかい文章のメールが好まれる。

 もちろんリマインドメールを送る前には、誤字や脱字が無いかどうかを確認するのも大事なこと。

 それよりもまずリマインドメールでの書き方のマナーとして注意すべきなのは、先ほども紹介した「口調」と「構成」となることを覚えておこう。

リマインドメールを書くときの順番

  • リマインドメール構成①:冒頭の挨拶
  • リマインドメール構成②:場所・時間・用件の確認
  • リマインドメール構成③:調整可能な代替案を提示(相手を配慮した提案)
  • リマインドメール構成④:最後に「何卒よろしくお願いします」と記載し、メール文章を締める





リマインドメールを作成するときの心構え

【例文】イラッとさせない催促の仕方とは?リマインドメール件名・本文の書き方 5番目の画像

リマインドメールは早めのケアを心がける

 起こりえそうなことをしっかりと考えておき、早めに手を打っておく。乗り遅れてしまう人をさりげなくケアしリマインドしておく、そんな気遣い力がリマインドメールを送る際に必要になる。

 この心構えさえしていれば、失礼なリマインドメールを送ることはないだろう。

 リマインドメールを送る際の心構えを理解したところで、次に様々な場面に合ったリマインドメールの例文を紹介したいと思う。

リマインドメール例文集

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 リマインドメールを送る際のシーンはさまざまである。それぞれにあったリマインドメールの例文を紹介するのでぜひ参考にしながらリマインドメールを送ってほしい。

例1:社外の方に送る場合のリマインドメール

  • 平素は大変お世話になっております。

    株式会社○○の△△でございます。
    お忙しいところ申し訳ありません。

    先日よりご案内申し上げておりました食事会につきまして、
    開催日が近づいて参りましたので、改めてご案内申し上げます。

    日時:▲月▲日

    場所:××××

    何卒よろしくお願い申し上げます。

例2:飲み会の出欠確認など社内向けのリマインドメール

  • お疲れ様です。
    ▲▲部の△△です。

    先日ご案内しました下記飲み会の出欠確認のため、再度ご連絡しております。

    日時:××/××(×)20時~
    会場:●●●●
    参加費:3,000円

    恐れ入りますが、明日(×/×)までに小生まで出欠をお知らせください。
    お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い致します。

例3:開催日間近に参加者宛に送るリマインドメール

  • お疲れ様です。○○部の□□です。

    先日ご案内しました○○部食事会の開催日が近づいてまいりましたので、参加者の方々に改めてご連絡しております。

    日時:○/○(□)19時~
    会場:居酒屋●●http://xxxx.xxxx.xx
    参加費:4,000円

    万が一ご都合が悪くなってしまった場合は、お手数ですが本日中に小生までご連絡ください。

    明日以降のキャンセルは会費が発生してしまいますのでご了承ください。

    お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い致します。

例4:飲み会前日または当日朝に送るリマインドメール

  • お疲れ様です。××部の▲▲です。

    いよいよ明日、△△部食事会です。

    日時:△/○(×)20時~
    会場:居酒屋●●http://△△
    参加費:8,000円

    お忙しいとは思いますが、開始時間に間に合うように来ていただけると助かります。

    もし道に迷われたりした場合は、△△(080-xxxx-xxxx)までご連絡ください。

    それでは明日何卒よろしくお願い致します。

例5:事前に会費を徴収する場合のリマインドメール

  • お疲れ様です。○○部の□□です。

    先日ご案内しました○○部食事会の開催日が近づいて参りましたので、参加者の方々に改めてご連絡申し上げます。

    先日もご案内している通り、会費は事前徴収となります。
    本日から明日にかけて集金に伺いますので、ご用意をお願い致します。

    日時:×/○(△)19時~
    会場:居酒屋●●http://〇〇〇.xxxx.〇〇
    参加費:8,000円

    万が一ご都合が悪くなってしまった場合は、お手数ですが本日中に小生までご連絡ください。
    明日以降のキャンセルは会費が発生してしまいますのでご了承ください。
    何卒よろしくお願い致します。

例6:会費を当日徴収する場合のリマインドメール文例

  • お疲れ様です。○○部の□□です。

    先日ご案内しました○○部〇月の締め回の開催日が近づいてまいりましたので、参加者の方々に改めてご連絡しております。

    日時:×/×(〇)20時~
    会場:居酒屋●●http://.xxxx.xx
    参加費:8,000円

    なお、会費は当日徴収となります。皆さまにはお手間をおかけいたしますが、できるだけお釣りの出ない形で会費を用意していただけると助かります。

    万が一ご都合が悪くなってしまった場合は、お手数ですが本日中に小生までご連絡ください。

    また明日以降のキャンセルは会費が発生してしまいますのでご了承ください。

    何卒よろしくお願い致します。

 本記事では、リマインドメールの書き方についてのマナーと例文を紹介した。

 リマインドメールは、ビジネスシーンだけではなく、自分が飲み会の幹事などを担当した時など送る機会は様々である。

 リマインドメールを送る機会が、訪れたらこの記事の例文を見返し、正しいリマインドメールを送ってほしい。

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【例文】イラッとさせない催促の仕方とは?リマインドメール件名・本文の書き方 7番目の画像

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