1. ビジネスでのリマインドメールの書き方に関するマナー

ビジネスでのリマインドメールの書き方に関するマナー


 
 資料の提出期日や案件の返答に関してなど、様々なスケジュール確認の際に用いられるのがリマインドメールだが、マナーに沿ったリマインドメールの書き方をすることはなかなか難しい。催促することを丁寧に言わなければいけないからである。

 ビジネスでリマインドメールをマナーに沿って使いこなしながら仕事を行うようになると、リマインドメールでの細かい配慮によって、周囲の信頼度が増し、スケジュールも確実に進むものである。ここでは、リマインドメールの正しい書き方のマナーを紹介したいと思う。はじめに、リマインドメールの「リマインド」とはどういう意味なのかということを見ていこう。

リマインドメールの意味は「気づかせるメール」

 スマホアプリでリマインダー系のアプリをインストールしている人もいるだろう。その場合に使われるリマインダーという言葉の語源がリマインドとなる。このリマインドという言葉の語源は、「思い出させる・気付かせる」という意味だ。ここで注意したいのは、リマインドとリマインダーのニュアンスは微妙に違うことだ。リマインダーは名詞であるが、リマインドは動詞である。ビジネスシーンでは「リマインドメール」という単語はよく聞く単語だが、ニュアンスを間違って使わないように気を付けよう。

資料の提出を催促するリマインドメールの書き方

 提出期限が近づいているのになかなか資料が送付されないと思っているときは、リマインドメールを相手に送ってみよう。この場合だが、相手に失礼の無いよう「お忙しいところ申し訳ありません」という文章でメールを始め、「〇〇の資料の提出がまだのようですが、いかがでしょうか」というようにリマインドするようなメールが望ましい。相手も悪気があってやっているわけではないため、誠意を持った対応が早いリマインドメールの提出のカギとなる。

 次の例文を参考にしながら、リマインドメールを送ってみると失敗はないだろう。

例:資料提出をリマインドする際のリマインドメール

お疲れ様です。
▲▲部の△△です。
お忙しいところ申し訳ありません。


先日ご案内しました資料の提出日が近づいてまいりましたので、ご連絡申し上げます。


提出期限:○月○日


〇〇の資料の提出がまだのようですが、いかがでしょうか。何卒よろしくお願い申し上げます。

リマインドメールの正しい構成を守ることは最低限のマナー

 リマインドメールをマナーよく書くには、決まった構成でメールを書かなければならない。

 リマインドメールを書く順番としては、まずメールの最初に冒頭の挨拶を述べる必要がある。その後に約束に関しての詳細をリマインドするために、場所や時間や用件をメールに記載。更に、もしかするとすでに先方に別の予定が入っているかもしれないので、その際に備えて調整可能な代替案もリマインドメールに書いておこう。そして締めとして、「何卒よろしくお願いします」といった挨拶の文章をメールに添えよう。こういったリマインドメールでの細かい配慮がビジネスマンとしての信頼を勝ち取っていくのだ。

 リマインドメールは相手に失礼のないように、しっかりとした口調でかつ柔らかい文章のメールが好まれる。もちろんリマインドメールを送る前には、誤字や脱字が無いかどうかをリマインドするのも大事だが、リマインドメールでの書き方のマナーとして注意すべきなのは先ほども紹介した「口調」と、この「構成」となる。

リマインドメールを作成するときの心構え

 起こりえそうなことをしっかりと考えておき、早めに手を打っておく。乗り遅れてしまう人をさりげなくケアしリマインドしておく、そんな気遣い力がリマインドメールを送る際に必要になる。

 この心構えさえしていれば、失礼なリマインドメールを送ることはないだろう。

 リマインドメールを送る際の心構えを理解したところで、次に様々な場面に合ったリマインドメールの例文を紹介したいと思う。

リマインドメール例文集

 リマインドメールを送る際のシーンはさまざまである。それぞれにあったリマインドメールの例文を紹介するのでぜひ参考にしながらリマインドメールを送ってほしい。

例1:社外の方に送る場合のリマインドメール

平素は大変お世話になっております。

株式会社○○の△△でございます。
お忙しいところ申し訳ありません。


先日よりご案内申し上げておりました食事会につきまして、
開催日が近づいて参りましたので、改めてご案内申し上げます。

日時:▲月▲日

場所:××××


何卒よろしくお願い申し上げます。

例2:飲み会の出欠確認など社内向けのリマインドメール

お疲れ様です。
▲▲部の△△です。


先日ご案内しました下記飲み会の出欠確認のため、再度ご連絡しております。


日時:××/××(×)20時~
会場:●●●●
参加費:3,000円


恐れ入りますが、明日(×/×)までに小生まで出欠をお知らせください。
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い致します

例3:開催日間近に参加者宛に送るリマインドメール

お疲れ様です。○○部の□□です。


先日ご案内しました○○部食事会の開催日が近づいてまいりましたので、参加者の方々に改めてご連絡しております。


日時:○/○(□)19時~
会場:居酒屋●●http://xxxx.xxxx.xx
参加費:4,000円


万が一ご都合が悪くなってしまった場合は、お手数ですが本日中に小生までご連絡ください。
明日以降のキャンセルは会費が発生してしまいますのでご了承ください。
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い致します。

例4:飲み会前日または当日朝に送るリマインドメール

お疲れ様です。××部の▲▲です。


いよいよ明日、△△部食事会です。


日時:△/○(×)20時~
会場:居酒屋●●http://△△
参加費:8,000円


お忙しいとは思いますが、開始時間に間に合うように来ていただけると助かります。
もし道に迷われたりした場合は、△△(080-xxxx-xxxx)までご連絡ください。
それでは明日何卒よろしくお願い致します。

例5:事前に会費を徴収する場合のリマインドメール

お疲れ様です。○○部の□□です。


先日ご案内しました○○部食事会の開催日が近づいて参りましたので、参加者の方々に改めてご連絡申し上げます。


先日もご案内している通り、会費は事前徴収となります。
本日から明日にかけて集金に伺いますので、ご用意をお願い致します。


日時:×/○(△)19時~
会場:居酒屋●●http://〇〇〇.xxxx.〇〇
参加費:8,000円


万が一ご都合が悪くなってしまった場合は、お手数ですが本日中に小生までご連絡ください。
明日以降のキャンセルは会費が発生してしまいますのでご了承ください。
何卒よろしくお願い致します。

例6:会費を当日徴収する場合のリマインドメール文例

お疲れ様です。○○部の□□です。


先日ご案内しました○○部〇月の締め回の開催日が近づいてまいりましたので、参加者の方々に改めてご連絡しております。


日時:×/×(〇)20時~
会場:居酒屋●●http://.xxxx.xx
参加費:8,000円


なお、会費は当日徴収となります。皆さまにはお手間をおかけいたしますが、
できるだけお釣りの出ない形で会費を用意していただけると助かります。


万が一ご都合が悪くなってしまった場合は、お手数ですが本日中に小生までご連絡ください。
また明日以降のキャンセルは会費が発生してしまいますのでご了承ください。
何卒よろしくお願い致します。


 ここでは、リマインドメールの書き方についてのマナーと例文を紹介した。リマインドメールは、ビジネスシーンだけではなく、自分が飲み会の幹事などを担当した時など送る機会は様々である。リマインドメールを送る機会が、訪れたらこの記事の例文を見返し、正しいリマインドメールを送ってほしい。

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