1. 目上の方へ電話をかける時のビジネスマナー

目上の方へ電話をかける時のビジネスマナー


 ビジネスの現場では、目上の方へ連絡しなければならない機会が多々あります。 自分の上司の場合もあれば、社内他部署の部長、取引先の社長などに電話する機会も頻繁にあります。 電話応対のマナーは、新入社員が社会人としてまず最初に学ぶことで、誰もができて当たり前と思われていますが、 実際のところ、気づかないうちに、マナー違反してしまっていることもあるものです。 特に、自分から目上の方へ電話をかける時のマナーに間違いは許されません。 目下である自分の要件で電話をかけ、忙しい目上の相手の貴重な時間を頂くこととなるのですから。 今一度、目上の方へ電話をかける時のマナーを確認してみましょう。

電話をかける前に、相手に伝える要件を整理する

 目上の方に電話をする時、少なからず緊張しますので、相手に伝えるべきことをうっかり忘れてしまうことがあります。 そのため、相手に伝える内容は、メモ等で事前にまとめておきましょう。

最初の挨拶で気を付けたいこと

 相手が電話を取った時の第一声は、「営業部の〇〇と申します。いつもお世話になっております」と言います。 「いつもお世話になっております」の部分を、「ご苦労さまです」ということはNGです。 「ご苦労さま」という言葉は、目上の人から目下の人に対して使う言葉であるためです。 なお「お疲れさまです」は、 相手が社内の方で、既に業務上の付き合いがある方であったり、社内ルールでこのフレーズを使って問題ないと定められていれば、使ってもよいでしょう。 相手が社外の方の場合は、このフレーズはNGです。

電話の時間を頂けるかどうかを確認

 冒頭のあいさつの後、「△△の件でお電話いたしました。今お時間よろしいでしょうか?」と必ず確認しましょう。 目上の方は忙しいものです。電話には出たけれども、話を聞く時間がないケースも多々あります。 「今話せる」との返事の場合は、続けて本題に入ります。 「今話せない」との返事の場合は、「後程改めてご連絡します。本日ご都合のよい時間はありますか?」と相手の都合を確認しましょう。 なお、改めて電話をかける場合、こちらから電話をかけます。 さらに、相手が不在の場合は、取次の方に相手の戻り時間を確認し、改めてこちらから電話をかけ直しましょう。

電話の要件は簡潔に伝える

 事前に準備したメモ等を見ながら、相手に伝えたいことを、簡潔に伝えましょう。

電話を切るタイミングは、臨機応変に変える

 電話の最後には、「それではよろしくお願いいたします。失礼いたします」と言います。 そして電話を切るタイミングは、一般的には、「電話をかけた側が先に電話を切る」とされています。 しかし目上の方への電話の場合、相手が先に切る場合も多々あります。その場合は、相手が切るのを聞いてから、受話器を置きましょう。 もし相手が電話を切るそぶりがなければ、自分から切りましょう。 最後に受話器を置く際、音を立てないようにしましょう。ガチャンと切ることはNGです。

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