1. 目上の人へ電話をかける時のビジネスマナー

目上の人へ電話をかける時のビジネスマナー

目上の人へ電話をかける時のビジネスマナー 1番目の画像

 ビジネスの現場では、自分の上司や取引先の社長など、目上の人へ電話をする機会が多々ある。

 電話応対のマナーは、社会人になって最初に学ぶことが多いが、ついマナー違反してしまうこともあるだろう。 

 しかし、とくに自分から目上の人へ電話をかけた時のマナー違反は避けたいもの。

 今回は、目上の人へ電話をかける際のマナーを確認していきたい。

目上の人に電話する時のマナー①電話する前に要件を整理する

目上の人の電話口で慌てないよう、要件を整理しよう

 目上の方に電話をする時、少なからず緊張するため、相手に伝えるべきことをうっ

かり忘れてしまうことがある。 

 目上の人に伝える内容は、たとえ話す内容を忘れても、最低限メモしたことを読むだけで済むように事前にまとめておくようにしたい。

目上の人に電話する時のマナー②使用NGのフレーズに気をつける

目上の人には「お世話になっております」と話そう

 相手が電話を取った時の第一声は、「営業部の〇〇と申します。いつもお世話になっております」というようにしよう。

 「ご苦労さま」という言葉は、目上の人から目下の人に対して使う言葉であるため、「いつもお世話になっております」の部分を「ご苦労さまです」とするのはNGだ。

 なお「お疲れさまです」は、 相手が業務上の付き合いがある社内の人であったり、社内ルールで問題ないと定められていれば、目上の人にも使ってもよいだろう。

 相手が社外の目上の人の場合は、「お疲れ様です」はNGだ。

目上の人に電話する時のマナー③電話できる時間があるか確認

目上の人にはこちらが時間の都合を合わせよう

 冒頭のあいさつの後、「△△の件でお電話いたしました。今お時間よろしいでしょうか?」と必ず確認しよう。

 目上の方は忙しいもの。電話には出たが、話を聞く時間がないケースもありえる。

 目上の人から「今話せる」との返事があった場合は、続けて本題に入って問題ないだろう。

 「今話せない」と目上の人から返事があれば、「後程あらためてご連絡します。本日ご都合のよい時間はありますか?」と相手の都合を確認するようにしよう。

 なお、あらためて電話をかける場合、こちらから電話をかける。

 もし、相手が不在の場合は、取次の人に相手が戻る時間を確認し、あらためてこちらから電話をかけ直そう。



目上の人に電話する時のマナー④電話の要件は簡潔に伝える

目上の人と電話する時間は必要最低限になるようにしよう

 電話では要件を目上の人に音声だけで伝えることになるため、内容を用意していないと話しすぎてしまう。

 しかし、目上の人に電話する時のマナー①で事前に準備したメモを見ながら、相手に伝えたいことを、簡潔に伝えよう。

目上の人に電話する時のマナー⑤電話を切るタイミングは臨機応変に

目上の人に失礼のないよう、電話した時は最後まで意識しよう

 電話の最後には、「それではよろしくお願いいたします。失礼いたします」と述べる。

 そして電話を切るタイミングは、一般的には「電話をかけた側が先に電話を切る」とされている。

 しかし、目上の人への電話の場合、相手が先に切るのを待ってもよい。その場合は、相手が切るのを聞いてから通話を終わろう。 

 もし、相手が電話を切るそぶりがなければ、自分から切って問題ない。

 いずれにしても、通話を終わる際、音を立てないように気をつけたい。ガチャンと切ることはNGだ。


 今回は、上司や取引先といった目上の人に電話をかける際のマナーについて見てきた。

 声しか伝わらない電話でも、目上の人にいい印象を持ってもらえるよう、本記事の内容を参考にしてほしい。

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