1. 社会人なら身につけておきたいビジネスメールのマナーの基本

社会人なら身につけておきたいビジネスメールのマナーの基本


 ビジネスメールは、ビジネスパーソンにとって欠かせない連絡ツールです。 営業部門であれ、バックオフィスであれ、どんな部門に所属していても、ビジネスメールを使わない日はありません。 それほどビジネスメールが当たり前のように使われている現在では、 ビジネスメールのマナー違反は、社会人としてあってはならないものです。 ですが、よくよく考えてみると、気づかないうちに何らかのマナー違反を犯してしまっているかもしれません。 今一度、ビジネスメールのマナーを確認してみましょう。

連絡内容が、メール向きか確認する

 連絡する内容が、 今すぐ確認を取りたいときなど、緊急性を要する内容の場合や、 相手に対するお詫び の場合は、メールは適していませんので、電話を使いましょう。

件名は、メールの緊急度を示し、内容を簡潔に伝える

 ビジネスパーソンは、日々大量のメールを受け取ります。 何の工夫もない件名がついたビジネスメールは、その他大勢のメールに埋もれてしまい、相手に読まれることなく終わってしまうかもしれません。 そこで、メールの重要性・緊急度を表す文言を、件名の冒頭につけます。「 【至急ご確認ください】」、「【ご確認依頼】」、「【ご返信ください】」といった文言をつけると、相手の目に留まりやすくなります。 そして、その文言の次には、メールの内容を簡潔に表しましょう。 例えば、4月15日の水曜日に行われるミーティングの出欠を取るためのビジネスメールの場合、 「【ご返信依頼】4/15(水)ミーティング出欠の件」といったように書きます。

本文は順番通りに話を進め、簡潔に書く

 例えば、社外の方にメールを送る場合の本文例は、以下の通りです。 (下記の例では、理由・背景に該当する部分がないため、記載していません)


ABC社 ●●様 XYZ社営業部の田中です。 いつもお世話になっております。 標題の件、4月15日(水)のミーティングの出欠を確認させていただきたく、 当メールアドレス宛に、出欠のご連絡をお願いいたします。 なお勝手ながら、4月5日(月)17:00までにご返信をいただけますと幸いです。 ご不明な点がありましたら、田中宛ご連絡くださいませ。 何卒よろしくお願い申し上げます。
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XYZ社営業部 田中太郎
〒123-4567 東京都千代田区●●1-2-3
電話123-4567
FAX:234-5678
Email:tanaka@xyz.com
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 まず最初に会社名・氏名を名乗り、「いつもお世話になっております」というあいさつ文を記入します。 その後、要件を簡潔に述べ、相手に起こしてもらいたいアクションを記入ます。 最後に、署名を記入します。

 本文では、一行の文が長すぎると、相手にとって読みづらいものとなります。 1行は30~35文字程度とし、それ以上文章が続く場合は改行しましょう。 また、相手が読みやすいよう、適度に行間を空けましょう。

宛先を適切に判断する

 まず、宛先・cc・bccの違いとは、

宛先:メールの内容について必ず知らせなければならないメンバーを入れる
cc:メールの内容を参考までに知らせたいメンバーを入れる
bcc:宛先・ccのメンバーに表示されないけれど、メール内容を知らせたいメンバーを入れる

 というものです。例えば上記のメール本文例の場合、宛先は、ミーティングに出席してほしい人、ccは、自分の直属の上司、といったイメージです。よくありがちなケースとして、ccに「この人にも知らせた方が安全だろうな」と思う人を入れてしまうことです。相手にとって迷惑になってしまうことがありますので、極力不必要な人はccから削除しましょう。また、互いに面識のない複数の人にメールを送る場合は、宛先ではなく、bccに入れましょう。

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