1. 【社会人の基本】ビジネスメールにおける署名のマナー

【社会人の基本】ビジネスメールにおける署名のマナー


 ビジネスメールは、ビジネスにおけるコミュニケーション手段の一つとして今や欠かせない存在となっています。ビジネスメールを送る相手は、上司・同僚・社内の人に加え、取引先・お客様まで多岐に渡ります。特に、取引先等の社外の方やお客様にメールを送る際に、ビジネスメールの署名を必ず入れなければなりません。社内であれば、あなたの連絡先を調べることは容易ですが、社外の方はあなたの連絡先を知りません。このため、あなたの連絡先を知らせる署名を、メールの最後に加える必要があります。

 それでは、ビジネスメールの署名マナーとは、どういうものなのでしょうか。ポイントとなる次の2点を見ていきましょう。

1. 署名はあなたの名刺代わり

 署名は、あなたの名刺代わりとなるものです。署名に書く内容の必須項目は、あなたの氏名(日本語表記のみでなく、英語表記を加える場合もあり)、会社名、会社の住所、電話番号、FAX番号、メールアドレスです。さらに、会社のURLを付け加えてもよいでしょう。例えば次のようなものです(下記の署名例は架空のものです)。

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田中一郎
ABC株式会社 営業部
〒123-4567 東京都千代田区●●1-2-3
TEL:123-456-789(直通)
FAX:321-654-987
Email:tanakaichiro@abc.co.jp
会社URL:www.abc.co.jp
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 この例では、必須項目の上下に、点線の枠組みをつけました。このようにすると、署名部分を強調することができます。なお、署名の枠組みや内容の部分で、派手な記号(♪や☆)・顔文字・絵文字を使うことは避けましょう。ビジネスメールを送る相手は、あなたの友人ではなく、ビジネス上お付き合いのある社外の方なのです。

2. 署名は、あなたの会社の宣伝になります

 署名の最後に、あなたの会社や商品の宣伝のため、URLをつけることがあります。例えば会社が製造している車の宣伝であれば、以下のようなものです。

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田中一郎
ABC株式会社 営業部
〒123-4567 東京都千代田区●●1-2-3
TEL:123-456-789(直通)
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Email:tanakaichiro@abc.co.jp
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 このように、お客様へ宣伝したい商品のURLを、署名の下部に追記し、お客様にURLへのアクセスを誘導します。営業部門に所属する方は、こういった案内を署名の最下部に足してもよいでしょう。


 最後に、ビジネスメールにおける署名の記載に、誤りがあっては絶対にいけません。記載ミス・記載漏れがないかどうか、入念にチェックしましょう。

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