1. 名刺を渡せなかった時に送付する「お詫び状」を書く際のマナー

名刺を渡せなかった時に送付する「お詫び状」を書く際のマナー


  名刺を相手に何らかの事情でお渡しできなかった際には、後日名刺を送付する必要があります。その場合、一般的に御詫び状と一緒に送付することがマナーとされます。ですが御詫び状の書き方について迷われる方も多いはずです。ここでは、基本的な御詫び状の書き方のマナーを紹介します。

御詫び状の書き方

 御詫び状には、頭語と結語を用います。『拝啓』で始め、『敬具』で終わらすのが一般的とされます。更に、『拝啓』の後には、『時候の挨拶』を加えます。『時候の挨拶』とは、季節をあらわす言葉で、いくつか決まりの言葉があります。春、夏、秋、冬とそれぞれ使われる言葉が決まっており、時期によって使い分けます。文章の書き方の参考例が記されている書籍やHPにも掲載されているので、例文を探してみることをお勧めします。

 次に、『ご多忙のここと存じます』など、相手の健康状態や安否を尋ねる文章を加えます。この言葉は、相手を気遣うための言葉であり、必要に応じていればす。続けていよいよ本文に入ります。

 ここには、以前出逢った時のことのお礼と、名刺を渡しそびれたことについてのお詫びを記します。そして、この手紙と一緒に名詞を同封している旨を伝えます。『今後とも何とぞよろしくお願い申し上げます。』と、お付き合いや支援をお願いする言葉を最後に付け加え、『敬語』で締めくくります。結語の『敬具』の後には、その日の日付と、相手様の名前を記しておきましょう。手紙の書き方には、縦書きと横書きがありますが、御詫び状は、横書きが見やすくお勧めです。また、パソコンで打っただけの文字よりも、手描きの文字の方が誠意が伝わります。お詫びの手紙はなるべく早めに出すことがマナーとされます。

送付の際の宛名の書き方

 まず、『株式会社』は『(株)』と省略せず記入します。次に肩書きや部署名を記入し、最後に相手の名前を書き、『様』をつけます。書く順序としては、『役職』→『氏名』→『様』になります。『氏名』→『役職』→『様』の語順は間違いになるため、気をつけてください。

 また、会社名や部署名を記入する場合は、『御中』の文字は必要ありません。『会社名』+『御中』と『名前』+『様』を同時に使うと、重複した意味になってしまうため、御中の部分は必要ありません。封筒のサイズは、長4と長3、各2がビジネスシーンでは一般的です。中でも一番利用されるものは長3で、A4サイズの手紙を三つ折りにして入れることができます。封筒の中には御詫び状と名詞を入れ、封をした上で送付しましょう。

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