1. ビジネスにおける電話をかける時間に関するマナー

ビジネスにおける電話をかける時間に関するマナー


  ビジネスでのやりとりにおいて、電子メールが普及し、メインの手段となっている場面もありますが、電話という手段も、今なお重要な役割を担っています。電子メールは、相手の時間を気にせずに送ることができますが、迅速なやりとりができないことがあります。その反面、電話はかける時間に注意する必要がありますが、電子メールに比べて迅速なやりとりができるというメリットがあります。ビジネスにおいての「電話をかける時間」に関するマナーについて、考えてみましょう。

就業時間中にかける

 当たり前のことではありますが、原則として、相手の就業時間中にかけることがマナーです。携帯電話が普及する前は、会社の電話にかけるしか方法がなかったので、就業時間中にしか、電話をかけることができませんでした。しかし、多くのビジネスパーソン(特に管理職や営業職等)が仕事専用の携帯電話を持ち歩いている現代では、かけようと思えば、早朝であろうと深夜であろうと、いつでも相手に電話をかけることができます。

 普段は相手の就業時間を意識しているつもりでも、緊急な案件等が入った場合など、相手の就業時間を考えることなく急いで電話をしてしまいがちです。その案件は、本当に今すぐに電話をかけなければいけないものなのか、一呼吸おいてからかけるようにするのがマナーです。

一言目で相手の都合を確認する

 電話をかけて相手が出たら、挨拶をした後に、一言目で「今、お時間少々よろしいでしょうか」と相手の都合を確認しましょう。これは、相手の電話が携帯電話の場合や、相手が自分よりも目上の存在である場合に特に重要です。携帯電話の場合、相手は会議中、運転中、はたまた休暇中かもしれません。今落ち着いて話を聞くことができる状態であるのか、確認しておいた方が、あなたの話もスムーズに相手に伝わるはずです。急ぎの用事の場合は「急ぎでお伝えしたいことがありまして…」などと言い添えれば、相手も会議を抜け出したり、車を安全な場所に止めたり、静かな場所に移動したりして、あなたの話を聞く体制を整えてくれることでしょう。

 相手が自分より目上の存在である場合、相手の都合を確認することは、あなたの電話に出てくれたことに対する敬意を表す方法でもあります。ただし、ビジネスにおいて重要な地位についている人のほとんどは、まどろっこしい表現で時間を無駄に使われることを嫌いますから、相手の都合の確認は、ごく手短に簡潔に行い、すみやかに本題に移りましょう。

留守電にメッセージを残す時も、時間を意識する

 相手が電話に出られず、携帯電話の留守電にメッセージを残す機会も多いと思います。その際も、時間を意識することが重要です。相手に折り返しの電話を求める場合、「どのくらい緊急で折り返しの電話をかけてほしいのか」、また、「自分は折り返しの電話に出られる状態であるのか(この後1時間は会議で席をはずしてしまう等)」を伝えることによって、スムーズにビジネスを進めることができます。

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