1. 担当者不在のときに覚えておきたい名刺のマナー

担当者不在のときに覚えておきたい名刺のマナー


 機材の決裁権を持っている方や消耗品の決裁権を持っている方が外出してしまい、そのような決裁権を持っている担当者が不在の時があるかと思います。そんな時に営業マンが入ってきてご案内をされてきても担当者がいないと言うだけです。しかし、営業マンによっては担当者の名刺を欲しがったり、中には担当者とお話しができるようにと名前や電話番号を聞いてくることがございます。そのような場合どのようにして対応すればよいのかをご説明致します。

担当者の許可をもらっているか確認する

 担当者によっては内勤よりも外勤が多いという方がいらっしゃると思います。そして内勤では貴方の方がいることの多い場合は殆どの割合で多くの営業マンと応対しなければなりません。そこで、名刺のマナーとして担当者に営業マンが来たときに名刺を渡してしまっても大丈夫かどうかを確認するようにしましょう。担当者によって既に貴方へこれを渡すようにと言われているかもしれません。その場合は確認していますので営業マンにお渡ししても良いでしょう。しかし、何も確認していないにも関わらず無断で営業マンに担当者の名刺をお渡しするのは控えるようにしましょう。

 たかが名刺と言ってもその名刺には担当者の名前から電話番号まで記載されています。一種の個人情報となっています。そのため名刺をもらえば営業マンが電話してくるのは一目瞭然です。そのため名刺と言っても個人情報が含まれていますので扱いには十分注意しましょう。

名刺を渡す必要も無いときもある

 担当者不在の場合には名刺自体渡す必要も無い場合もあります。その場合と言うのがある一定の業種です。例えば複合機を既に変更してしまったりパソコンを新調してしまい今後数年は必要ないと言った場合には相手にしなくても良いと言う風に担当者から言われるケースが多いです。しかしながら、営業マンも自身の成果を出したいがために一生懸命になって販売しようとしてきます。その場合でも担当者不在です、もしくは担当者からこのような対応を取るように言われていますので申し訳ございませんがお引き取りくださいと理由を述べてお断りするようにしましょう。

 それでもしつこく営業マンから担当者の名前や電話番号を教えて欲しいと言われた場合には、電話を掛ける仕草を見せるのも良いでしょう。その仕草を見ると営業マンももしかしたら警察に電話をかけるつもりではと思い、それ以上聞かずにそのまま退散してしまいます。これは最終手段ですのであまり頻繁に使用はお勧めしません。


 最後になりますが、名刺のように紙切れ一枚のたいしたものではないと感じられますが、そこには会社や個人の情報が詰まっております。そのため必ず名刺を取り扱う際には注意を払い、また名刺のマナーを守って取り扱うようにしていきましょう。多少営業マンからしつこいことがあったとしても大体は担当者が不在と言えば去っていきますので、少なからずマナーを覚えておくようにはしましょう。

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