1. 「昼休みの電話」はあり? 昼休み・休憩時間における電話ビジネスマナーを徹底解説!

「昼休みの電話」はあり? 昼休み・休憩時間における電話ビジネスマナーを徹底解説!

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 ビジネスの場において、昼休みに会社に電話をかけることは基本的にはマナー違反にあたる。しかし、やむを得ない理由で昼休みに電話をかけなければいけない場合もあるだろう。

 今回は、 昼休みや休憩時間における電話ビジネスマナーや、電話をするのにベストな時間などをお伝えしていく。

昼休みに電話する際の4つのビジネスマナー

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昼休みに電話する際のマナー①:昼食の真っ最中は避ける

 昼休みに電話する際の一つ目のマナーは、「昼食の真っ最中は避けること」である

 例えば、昼休みが12時から13時だった場合は、できれば12時30分ごろに電話をかけるとよいだろう。

 昼休みから30分ほど間を開けることにより、ご飯を食べている真っ最中は避けることができる。電話相手もご飯の途中で電話にでる必要がなくなるので、不快感をおさえられるはずだ。

昼休みに電話する際のマナー②:一言お詫びを伝える

 昼休みに電話する際の二つ目のマナーは、「一言お詫びを伝えること」である。

 電話をした際は、挨拶の後に「お昼休みに申し訳ありませんが」などの一言を加えよう。お詫びの言葉を加えるだけで、相手に対する気配りを伝えることができる。

 お詫びの言葉を伝えたあとは、昼休みの時間に電話した理由を加えるのもよい。緊急で電話をした理由を伝えることで、相手も納得してくれるだろう。

昼休みに電話する際のマナー③:電話相手の都合を確認する

 昼休みに電話する際の三つ目のマナーは、「電話相手の都合を確認すること」である。

 電話をかけて相手が出た際は、挨拶をしたあとに「今、お時間少々よろしいでしょうか」と相手の都合を確認しよう。

 とくに携帯電話の場合、相手は会議や休憩時間の可能性がある。落ち着いて電話ができる状態であるのか、確認しておくことが大切だ。

 また、急ぎの用事の場合は「急ぎでお伝えしたいことがありまして」などと伝えることで、電話相手も対応してくれるはずだ。

昼休みに電話する際のマナー④:留守電にメッセージを残す

 昼休みに電話する際の四つ目のマナーは、「留守電にメッセージを残すこと」である。

 相手が電話にでられないときは、留守電にメッセージを残すのもおすすめだ。相手に折り返しの電話を求める場合は、用件の緊急度や、自分が電話に出られない時間も伝えるとよい。

 【状況別】昼休み以外の時間帯の電話ビジネスマナー

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夜分遅くに電話をかける場合のビジネスマナー

 「夜分」という言葉は、だいたい夜の20時からを指す。多くの企業は、夜分である20時は就業時間外だ。

 そのため、夜分に電話をかけるときは、必ずお詫びの言葉を入れるようにしよう。「夜分に恐れいります」や「夜分遅くにすいません」などとお詫びすることが大切だ。

 また、夜分に電話する際は、なるべく用件を手短に済ますように気をつけたい。

朝の早い時間に電話をかけるときのビジネスマナー

 始業前や、始業してから30分以内に電話をかけることは基本的にはマナー違反となる。緊急時や急ぎの用件がある以外は、なるべく電話をしないようにしよう。

 緊急の用件で朝に電話をかけなければならない場合は、相手の時間をとらせないことが重要だ。朝に焦って電話をかける前に、用件や言いたいことをまとめておくのがベストである。

 朝の早い時間に電話をかける際の挨拶は、「朝早くに申し訳ありません」や「お忙しいところすみません」などがよい。

電話をかけるときにNGな時間帯とは

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電話をかけるときにNGな時間帯とは?

 電話をかけるタイミングに迷ったときは、相手が今、どのような状況にあるのかを想像してみてほしい。

 たとえば、朝一番に相手の会社の始業時間に電話をするのは、仕事の準備で忙しい可能性が高い。朝の時間帯での電話は、取引先のペースを乱すことになるので避けるのが吉だ。

    また、これから昼休みに入ろうとするタイミングや、昼休みを終えて席に戻ったタイミングも好ましくない。業務の切り上げや再開の時間帯であるため、かけても不在の場合が多いだろう。

  他にも、相手の会社の終業時刻前も、電話をかける時間帯としては適切とはいいにくい。

緊急時や急ぎの用件がある場合は例外

  •  電話をかけるのにベストな時間帯でなくとも、緊急時や急ぎの用件がある場合は例外だ。一刻も早く用件を先方に伝える必要があるときは、上記の電話マナーにとらわれる必要はない。

電話をかけるときにベストな時間帯

 上記の時間帯を外して相手の会社に電話をかけられれば、電話相手に迷惑をかけることが少ないと考えられる。

 とくにベストな時間帯は、1日の仕事を始めてから少し経った午前10時から11時ごろと、昼休みモードが完全に抜けた午後2時から3時ごろだ。


電話をうけた際に担当者がいないときの電話マナー2つ

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担当者がいないときの電話マナー①:用件や担当者への連絡を確認する

 電話をうけた際に担当者がいないときの一つ目の電話マナーは、「用件や担当者への連絡を確認すること」だ。

 電話をかけてきた用件の内容によっては、担当者が休みの場合でも、迅速に対応しなければならないことがある。

 担当者以外が電話をうけたときは、用件の緊急度や重要度を相手からきちんと聞き出そう。

 緊急の用件の場合、不在の担当者でなければ対応できないものなのか、他の人でも対応できるものなのかなどを、メモをとりながら整理するとよい。

担当者がいないときの電話マナー②:担当者への誠実な対応を心がける

 電話をうけた際に担当者がいないときの二つ目の電話マナーは、「担当者への誠実な対応を心がけること」だ。

 担当者が休みのときは、電話をうける人の印象が電話相手に影響する。直接の担当者でなくても、電話をうけた際は、丁寧で適切な電話応対をしていきたい。

 会社で働いていると、仕事の用件によっては、緊急で電話をする場面がたくさんでてくるだろう。

 昼休みの休憩時間や始業時間外の電話にはとくに注意して、電話相手とよい関係を築いていってほしい。

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