1. 上司に仕事の確認を依頼する際のメールの書き方

上司に仕事の確認を依頼する際のメールの書き方


  ビジネスパーソンなら誰でも、上司に確認を取る機会は毎日あります。上司に確認を取る方法は、直接話しかけることがベストですが、上司の出張・外出中など、面と向かって確認を取れない機会もあります。そのような時は、パソコンもしくは携帯を使って、メールで上司に確認を依頼しましょう。メールで上司に何かを確認してもらうよう依頼する場合、どのようにすればよいのでしょうか。

 メールで上司に確認を取る際のポイントは、

1. 件名に、確認してほしい旨を書く
2. 本文は、確認を依頼する内容をまず最初に、簡潔に書く
3. 自分が良いと思う対応策を挙げて、判断を仰ぐ

 という3点です。

 それではそれぞれの内容を具体的に見ていきましょう。

1. 件名に、確認してほしい旨を書く

 これは、メールの件名を使った上司へのアピール方法です。上司には、毎日数えきれないほど多くのメールが毎日届いています。特に上司が出張中などでメール確認が随時できていない時は、数多くのメールに、あなたのメールが埋もれてしまうのです。

 数多くのメールからあなたのメールを発見してもらうために、メール件名の頭に目立つような文言・記号を入れましょう。例えば、

【至急ご確認ください】●●の件
【ご確認・ご返信ください】△△の件

 といった形です。

2. 本文は、確認を依頼する内容をまず最初に、簡潔に書く

 メールの本文においては、確認を依頼する内容をまず最初に書きましょう。この場合も、【ご確認いただきたい内容】といったように、わかりやすく書いておくと、上司はより早く、的確にメール内容を理解することができるでしょう。

 メール本文例は、以下の通りです。

 山田課長

 △△です。お疲れさまです。
 本日営業部より新商品説明会の件で問合せがありました。
 下記の通り回答してよいか、ご確認の上、返信をお願いいたします。

 【ご確認いただきたい内容】
 ●月●日の新商品説明会で使うため、私たちの課が所有するプロジェクターを貸してほしいとのことでした。確認したところ、開催日当日はプロジェクターを使用するメンバーはいませんでしたので、営業部へ貸すとの旨回答してもよろしいでしょうか。

 田中

3. 自分が良いと思う対応策を挙げて、判断を仰ぐ

 上記2のメール本文例では、「営業部にプロジェクターを貸すと回答してよいか」の確認を取っています。「営業部にプロジェクターを貸すと回答すること」が、自分が良いと思う対応策で、それで問題ないかの判断を上司に求めているのです。

 一方、漠然と尋ねることとは、営業部からプロジェクターを貸してほしいとの依頼に対して、「どうすればよいでしょうか」と上司に尋ねることです。「どうすればよいか」という上司への質問は、自分は何も考えていないことを表すだけで、自分の無能さをさらけ出しているといっても過言ではありません。必ず自分の考えた対応策を挙げ、それに対して上司の意見をもらうようにしましょう。

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