1. 【ビジネスマナーの基本!】次の仕事に繋げるお礼状の書き方

【ビジネスマナーの基本!】次の仕事に繋げるお礼状の書き方


  最初にお礼状のマナーとして大切なのは相手のお名前、役職が間違っていないか、誤字や脱字がないかという点です。また何についてお礼状を書きたいのか?文章に流れがあるか?支離滅裂な文章になっていないか?この辺りをしっかりとまとめておく文章でなければなりません。時間が経過し過ぎてお出ししてしまうのもビジネスマナーとして好ましくないものです。

 ビジネスマンは何故お礼状を出すのでしょうか?お世話になってお会いした時にお礼は充分したはずです。昔からの伝統?お礼なら別に何度しても失礼に当らないから?と疑問に思うかもしれません。お礼状を書けば今後、仕事がスムーズに行くとも限りません。

 一言でお礼状を出すというならば「マナー」だからです。諸外国や状況によってそのマナーの定義、作法は異なりますが「双方気持良く相手の事を考え敬意を表する」と思って頂くのが良いでしょう。

お礼状は早めに出すのが基本

 お礼状はなるべく早めに出すのが基本です。書き手もその時の状況や感謝が薄れてしまい、受け取る側も「今さらいつのお礼か?」と却って出すのが遅れると逆効果です。日付、お名前、役職、件名を忘れず間違えず、あまり短文でも長文過ぎても読み手の心を考えて自分がこういうお礼状を頂いたら素直に「しっかりしている、嬉しい」と思わせる文章を書く技術が必要です。

 出来ればパソコンではなく手書きで万年筆で書くのがよりビジネスマンとして格好が良いと言えるでしょう。誰が書いたのか?人に書かせたのか?と思われたくはありません。心を込めて日常使っているようなペンではなく便箋に書くのがより良いマナーと言えるでしょう。

四字熟語や格言は使わない

 文章で注意したいのはお礼状ですからお世話になった事、お時間を作って頂いた事、勉強させて頂いた事を素直にわざとらしく書かないことです。自分の言葉で書くのが相手への敬意を払うもので四字熟語や格言は偉そうに思われるので使用しない方が良いと思われます。

 またこれからの付き合いを円滑に図るべき礼状でもありますが露骨に次の仕事に対して書くのはお礼状とは言えません。お願い事になってしまいます。次回お会いした時に「ご丁寧なお礼状を頂いて」と言われればスムーズに仕事の話も展開して行くものです。ここでお礼状が活きて来るので文章中に書くのはマナーとして書くものではありません。

おわりに

 昨今は電話やメールでお礼を済ませてしまうビジネスマンが多いですが、全てのお客様に対して直筆のお礼状を出す必要はないと思います。しかし、本当に心からお世話になった方なのので電話やメールでは失礼だと思ったた方に出すのが適切で有り、あなた自身が本当に感謝の意を表したいと思った方です。お礼状を出す機会が多いと言う方はそれだけ良い信頼関係が作られている方だと推測します。頂いて嬉しいと思うお礼状である事が一番大切なことです。

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