1. プレゼンでパワーポイントを使用する際に知っておきたい便利な技

プレゼンでパワーポイントを使用する際に知っておきたい便利な技


 プレゼンではよりお客さまにキレイにそして分かりやすく資料を作成する必要があります。ほとんどの人はプレゼンをする時にパワーポイントを利用しますが、いくつかプレゼンの資料をキレイにする技がありますので、その技を紹介します。

1. スマートガイド

 まず初めはスマートガイドという技です。パワーポイントを利用する上で色々な図形を使用しますが、見た目で図形がばらばらだと見る人にとってもちぐはぐな感じがします。それを整理するためにパワーポイントでは「配置」という機能があります。配置ではたくさんの図形をまとめて揃えるのは簡単にできますが、これが2,3個となると結構不便に感じます。この不便を解消する技がスマートガイドという機能です。

 この機能は図形を移動させている時に、近くの図形の上下や左右の端がぴったりあったら、端と橋をつなぐ点線のガイド、つまりスマートガイドを表示させる機能なのです。使い方も簡単でスライド上で右クリックをするだけです。このチェックを入れるだけで簡単に図形を揃えることができます。

2. Excelをキレイに貼付ける方法

 パワーポイントで資料を作成している時にエクセルを使用することがあります。これはグラフなどを相手に見せることにより効果的に説明ができるからですが、切り取りや貼り付けを利用してやるとどうにもキレイに貼れていない場合があります。その時に便利な技があるのです。

 エクセルで貼り付けた後にメニューの、編集>形式を選択して貼り付けからMicrosoft Office Excelワークシートオブジェクトを選択でキレイに貼り付けができます。しかも貼った後にダブルクリックをするとエクセルの編集画面になり、編集ができるのです。ここで注意ですが、この状態で資料として利用すると、万一誤ってダブルクリックをしてしまうと、見せたくないセルやシートを見られる可能性もあります。そこで編集できない状態にするために、形式を選択して貼り付けの時に、図(拡張メタファイル)を選択でOKです。

 
 最後にもう一つ伝えたい技があります。資料を作成していてガイドの真ん中を微調整したいと思うことがあると思います。微妙に真ん中がズレているような感じがして、いろいろ操作してもうまくいかない時もあるはずです。そんな時に利用できるのが、右クリックから「グリッドとガイド」で「描写オブジェクトをグリッド枠に合わせる」をオン、グリッドの設定で間隔を「0.1」cmにするとバッチリ解決できます。

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