1. これで万全!プレゼンの準備を効果的に行う3つのステップ

これで万全!プレゼンの準備を効果的に行う3つのステップ


 プレゼンの成否は、プレゼンの準備段階にかかっていると言っても過言ではありません。そもそもプレゼンとは、相手に自分の主張を正確に伝え、相手に理解してもらい、相手に何らかのアクションを起こしてもらうものです。相手に理解してもらう上にアクションを起こしてもらうためには、相手を惹きつけるプレゼン内容としなければならないのです。

 相手を惹きつけるプレゼン内容とするための方法として、プレゼンのストーリー構成を工夫したり、スライドのデザインを工夫したり、資料を作ったりといったことが思いつきますが、それよりも先に行うべきことは、プレゼンの入念な準備です。それでは具体的にプレゼン準備をどのように行うか、ステップ1・2・3の順に見ていきましょう。

ステップ1:相手の現状把握

 ステップ1では、プレゼンを行う相手の現状分析を行います。ここでは、

(1)相手の会社が属する業界の現状(相手の会社の業界内での位置づけ、業界他社の動向、など)
(2)相手が抱えている課題(何に困っているか、解決したい問題は何か、など)

 の2点を徹底的に調べましょう。

 調べる方法は、新聞・雑誌・インターネットから収集する方法もありますが、「相手から直接話を聞くこと」が、最も信憑性が高い、言わばプレゼンで使える情報です。日頃から面談の機会などを通じて、じっくりと相手から情報を聞き出しましょう。

ステップ2:相手の意思決定プロセスの把握

 ステップ2では、相手の意思決定プロセス・意思決定におけるキーマンを把握しましょう。例えば営業プレゼンの場合、プレゼンの目的は「自社商品を相手に買ってもらう」ことが多いですが、

・商品を買うことの最終決定権限者は、社長・役員・部長・課長の誰か
・最終決定までどのくらいの期間が必要か(例えば部長が承認すればすぐに決まるものなのか、部長の承認後さらに役員会の承認が必要か、など)
・相手が使える金額はどの程度か
・プレゼン当日は誰が参加するか

 といったことを正確に把握し、プレゼン内容に含めるのです。

 プレゼン当日、参加メンバーを惹きつけるにはどのようなメッセージを伝えればよいか、最終決定権限者が納得するようなプレゼン内容とするには、どういった情報が必要か、さらには、相手に無理なくアクションを起こしてもらうためには、プレゼン後の意思決定プロセスがどのようなもので、どの程度期間が必要か、といったことを正確に把握しましょう。この点を把握するためにも、「相手から直接話を聞くこと」が必要です。日頃の努力がここでも必要です。

ステップ3:プレゼンの目的・目標を明確にする

 ステップ3では、今回のプレゼンで達成したいことは何かを明確にしましょう。プレゼンの目的は、言わばプレゼンの肝です。営業でのプレゼンならば、相手に自社商品を買ってもらうこと、新規事業の実施を求めるプレゼンならば、新規事業の実施(予算の配布)を承認してもらうこと、です。目的を明確にしておけば、準備段階の後にプレゼンのストーリー構成を考える際、一貫したメッセージを相手に伝えることができます。


 以上のように、ステップ1・2・3を準備段階でそろえておけば、プレゼンのストーリー構成、スライド・資料の作成など、スムーズに進めることができます。プレゼン準備は大変なものですが、これに力を入れるか入れないかが、プレゼンの成否を左右します。入念なプレゼン準備を行って、プレゼンを成功させましょう!

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