1. 【ビジネスマナー】会社での電話のつなぎ方

【ビジネスマナー】会社での電話のつなぎ方


 社会人の基本として、電話に出る時のマナーもたくさんありますよね。ここでは、会社での電話のつなぎ方のマナーを取り上げてご紹介していきたいと思います。電話がかかってきて上司などに取り次ぐ時の電話マナー、あなたはきちんとできますか?いざという時に混乱し、失敗をしてしまわないよう、以下のマナー例を参照にシュミレーションしてみてくださいね。

ビジネスにおける電話のつなぎ方

取り次ぎ方の基本

 電話をとり、名指し人を言われた場合は、名指し人の名前を復唱しましょう。「○○でございますね。少々お待ちいただいてもよろしいでしょうか?」お待ちいただけますか/お待ちいただけますでしょうか、などは丁寧な言葉遣いとして使ええますが、お待ちください、というのは「下さい」が上から目線となってしまうのでよくないとされています。

・同姓の人が2人以上いる場合
 必ず部署・フルネームで確認を行い、取り次ぎ間違えを防ぎましょう。「○○課の○○(フルネーム)でございますね?」と必ず確認します。

・他部署に取り次ぐ場合
 「ただいま担当の課にお繋ぎいたします。少々お待ちいただけますでしょうか」

 その後、保留ボタンを押し、早急に取り次ぎます。名指し人が近くにいない場合など、取次ぎに時間がかかってしまいそうな場合は、連絡先を聞き、一度電話を切りこちらからかけなおすことを伝えましょう。受話器越しに待っている相手は、1~2分であっても長く感じます。掛けなおすときは、「少々時間がかかりそうなので、こちらからおかけ直しいたします。」と応え、相手の連絡先を聞きましょう。

名指し人が外出中などで電話に出られない場合

 名指し人が外出中や電話中などで電話に出られない場合は、お詫びをし、その後の確認をとりましょう。「申し訳ございません。只今○○は外出しておりまして、○時頃帰社予定となっております。いかがなさいましょうか?」「申し訳ございません。只今○○は席を外しておりまして、戻り次第ご連絡させていただいてもよろしいでしょうか?」また、急用などの場合もあるので、「もしよろしければ、用件をお伺いさせていただきますが」と応えると親切です。

・後で折り返し電話する場合
 後で折り返し電話をする場合は、相手の連絡先を聞き、必ず相手の名前と電話番号を復唱しましょう。「ご連絡先をお伺いしてもよろしいでしょうか?」「復唱させていただきます、お電話番号が○○○、△△社の□□様ですね。」

 そして相手の都合を聞きます。「本日ですが、お電話をさせて頂くのにご都合のよい時間帯などはございますでしょうか?」しっかりと自分の名前を名乗る。「ご伝言(ご用件)は私○○が承りました。本日はお電話ありがとうございました。」「私××と申します。○○が戻りましたらすぐに申し伝えます。本日はお電話ありがとうございました」

・不在理由の伝え方は以下を参考にしましょう
 席を外しております(社内)
 外出しております
 出張中でございます
 休暇(お休み)を頂いております

社員の家族から電話がかかってきた場合の注意点

 社外から電話がかかってきた場合は、自分の社内の人に対しての敬語は使いませんが、社員の家族から電話がかかってきた場合は敬語を使います。「社長は」「○○部長は」と、家族に対しては敬語を使うことを忘れないようにしましょう。

おわりに

 社員の電話のマナーが悪いと、その会社全体の評価が下がってしまいます。そのため、電話口でのマナーは大変重要です。いざという時に相手に失礼なことを口走ってしまわないためにも、普段から電話のマナーはきちんと覚え、普段からきちんとシュミレーションを行っておくと失敗も防げます。

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