1. 営業マンが知っておくべき、担当者不在時の電話対応のマナー

営業マンが知っておくべき、担当者不在時の電話対応のマナー


 営業の会社において、というかなんの会社でも担当者不在というのは良くあることですよね。この時に注意しないといけないポイントってどのようなものが有るでしょうか?3つに絞って紹介していきたいと思います。

1. お客様の連絡先をできるだけ聞いておく

 会社のチラシの反響などにより担当者不在という事も有ります。担当者が一生懸命配ったチラシかもしれないのです。そういうときは必ず連絡先を聞いておかなければなりません。2度と連絡がないかもしれない新規のお客様かもしれないのです。逃すともったいないですよね。ご用件をできるだけお聞きし、担当者にできる限り、精一杯つなげていきましょう。基本的にどういう状態にかかわらず、ご連絡先や名前、会社名を聞いておくのがベストです。基本です。これが担当者不在の時の電話のマナーのポイントその1です。

2. お客様の連絡先はノートや伝言帳に残す

 良くあるのが付箋に記入しパソコンや電話に張る事有ると思います。これは風などで飛んでいく可能性も非常に有るのです。そうなると当然なくなります。なくなるとどうなるか?会社内でのクレームが勃発します。記入していても、記入したノートや付箋をなくすと記入していないのと一緒です。しかも個人情報がなくなるという事で、情報流出の可能性もでていきます。逃した獲物は大きいと特に思うのが人間です。怖いですよね。

 なのでノートなり伝言帳に必ず残しましょう。ノートは風邪で飛ぶことは有りませんので安心です。よっぽどの台風でない限り飛ばないですよね。これが担当者不在の時の電話のマナーのポイントその2です。

3. 電話が有ったことを担当者に直ぐに連絡する

 営業の世界において、ビジネスの世界において、リアルタイムで商機を掴んだり、逃したりというのは良く有る話です。担当者が接客中でなければ折り返しお客様宛に担当者から電話させるか、担当者の電話番号つたえるのが可能で有れば担当者にお客様から直接連絡させてもいいと思います。勿論担当者が番号を伝えていい時に限ります。

 そうするとで勝機を見いだせるかもしれません。営業はタイミングです。お客様の気持ちは揺れ動くし、ほかの会社に問い合わせなどしてもいい話です。「なんですぐ連絡くれなかった」という営業担当も勿論いっぱいいます。これが担当者不在の時の電話のマナーのポイントその3です。


 いかがだったでしょうか?うまくとりついで対応すれば、まわりもうまく自分宛の電話も取り次いでくれるはずです。そして取りついた人の会社内での信頼も上がります。会社のチームとして、うまくいい成果が会社全体ででるように、しっかりやっていきましょう。

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