1. 相手からの印象を下げない!会社で電話を保留するときのマナー

相手からの印象を下げない!会社で電話を保留するときのマナー


 会社によく掛かってくる電話。電話に出た人宛の電話ばかりではありませんから、用事のある人へと繋がなくてはなりません。電話を保留にして、内線でその人に取り次ぐだけの行為ですが、その中にもマナーがあり、あまりに失礼なことをしてしまえば会社の質を問われることにもなりかねません。電話を保留する、それだけのことなのですが、相手に失礼なく電話を保留するというマナーに関するポイントには、いったいどんなものがあるのでしょうか。

すぐに保留ボタンを押す

 当たり前のことと思われるかもしれませんが、電話を受けて社内の別の相手に取り次ぐ時にはすぐに保留ボタンを押すのがマナーです。簡単なことですが、とても重要なことです。もしも保留ボタンを押すのが遅れてしまうと、社内の色々な雑音や話し声が入ってしまう可能性があります。

 受話器には想像以上の音や声が集音されてしまっていることを意識して下さい。自分が電話を掛けた際、先方の受話器から笑い声や怒鳴り声が聞こえてきたとしたら不愉快に感じると思いますし、その会社への不信感にも繋がってしまうかもしれません。

 保留の間にそのようなやりとりをすることまでは言及しませんが、社内の人とのやりとりが聞こえてしまったら、いったいどんな教育を社員にしているんだろうか?と不快に思います。そのようなことを避けるためにも、保留ボタンはすぐに押すように心がけましょう。

相手の声を聴き終わってから一呼吸おいて

 「すぐに保留ボタンを押しましょう」とアドバイスはしましたが、相手の声にかぶって保留にしてしまようでは、やはり相手に不快な思いをさせてしまいます。相手が追加で話し掛けていたかもしれません。電話にでて、社内の別の相手に取り次ぐ時には、相手の声が聞こえなくなってから一呼吸おいてから保留ボタンを押すのがマナーです。

 そうすれば、相手が何か言いかけていたことを聞き逃すこともありません。丁寧に対応していることが相手にも伝わるでしょう。保留しておいた電話を出るときにもガバっとすぐ出て話し始めまず、一呼吸於いてから「お電話代わりました○○です」と出るようにしましょう。もしも社内の別の相手が電話中や席を外していて電話に出られないようなときは「大変お待たせしました」と言って出るように心がけましょう。

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