1. 【新人が身につけるべきビジネスマナー】名刺管理を効果的に行う方法

【新人が身につけるべきビジネスマナー】名刺管理を効果的に行う方法


  頂いた名刺は宝物です。その宝物が乱雑に管理されている方は仕事が出来ないはずです。マナーとして相手にも失礼にあたります。名刺には様々な形式がありますが最低限行うべき事に「お会いした日付」「お顔の特徴」「お話しした簡潔なメモ」を名刺に書き記すことです。頂いたままファイリング管理しても1年も経てばきっと忘れるはずです。おおまかな事は直接、名刺に記しつつ、重要な仕事先の相手であれば手帳や日報にコピーし添付して置くと便利です。

優先順位を決める

 私の名刺管理は、まず優先順位を決める事です。この優先順位は営業鞄に入れておくので100名程度の名刺フォルダーに入れます。それ以外の方の名刺は業種別と日付別にした名刺フォルダーに分けて「どの業界で、いつお会いした方」をすぐに検索出来るように管理しています。その方とまた仕事が発生した場合は無論、優先順位が高くなるので100名ファイルに入れます。100名以外のファイルは600名程管理出来る名刺ファイルに保管します。

 お会いして名刺交換をしたからと言って大体、仕事に繋がるとは限りません。繋がらない方が多いです。それはまた別のファイルとして保管します。もし、移転、連絡が付かないという名刺に関しては連絡の仕様がありません。1回会って仕事も一度もしていなければ混乱するだけので1年程度経過してその状態なら仕方なく破棄します。

 デスクワーク主体の方で回転式のフォルダを使っている方もいますが、パタパタ音を立てて名刺も切れたり破損したりする場合が有るので私は一度試した結果、止めました。

 こうして名刺をしっかりと自分が分かり易く管理する事で「今やるべき仕事で、お会いすべき方」は当然鮮明になってきます。今やるべき仕事でない判断は自分ですが、どこでいつ必要になるか分からない場合は大抵残してありますが、管理されず探してもない。というのは管理云々の前に自分の仕事が整理されていないと見られるものです。

自分の名刺が変わったら、再度交換する

 また以前、名刺交換をして自分の名刺が変わった場合(役職、連絡先、縦型から横型に変わった等)は再度、名刺を交換するのもマナーです。相手様に催促はしませんが、以前に自分がだいぶ前にお会いした方に久し振りにあった時、仕事の話が終わって「以前頂いた名刺はこちらでご変更ございませんか?」と確認の意を込めてお伺いすれば新しい名刺を頂けるはずです。

 いざという時に探しているようでは問題外です。また、優先順位が変われば常に管理したファイルが変わるので、朝、名刺を見て管理が行き届いていてもその場で変更するケースを読み取る準備を怠らないようにしておくべきです。名刺は企業秘密であり、個人情報でもあるので鍵のついたロッカーに仕舞い大切に保管します。名刺はあなたの仕事の足跡で有り、お客様として深く関与する大切な宝物です。

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