1. プレゼンで有効なグラフの作成法!一瞬見ただけで全てが分かるグラフを目指す

プレゼンで有効なグラフの作成法!一瞬見ただけで全てが分かるグラフを目指す


 プレゼンをする際、文字の羅列だけでは見づらいスライドになってしまいます。そこで有効なのがグラフの挿入です。ここではプレゼンのどんな場面にどんなスライドを入れればいいかを紹介します。プレゼンに使うグラフはどのように作ればいいでしょうか?

グラフは結論の提示にも使える

 スライド作成は、まずは目的と結論を一番最初のページに持ってくる事が非常に重要だと思います。特に結論については一番先に言っておかないと、それ以降に話す詳細が聞き手にとって非常に頭に入りにくいのです。結論を話す時に言葉で長々と書くのは禁物で結局何が言いたいか分かりにくいのです。その際、グラフを使って、言葉を少なくする事が出来るのであれば、絶対にグラフは使うべきです。そのグラフで言いたい事を表し、言葉の説明を補足として、2、3行追加するのが一番効果的だと思います。 また、グラフを示すだけでは不十分な事もあるので、その際は併せて、吹き出しなどを使って、言葉の説明を入れても良いかと思います。それから、トレンドを表したい場合は、点のグラフだけでなく、近似式のラインを一本補助的に入れる事で、そのデータは右肩上がりなのか左肩下がりなのかを強調する事が出来ます。

誰に、どういう風に見せたいか

 一番難しいのが、どういうグラフを選定するかだと思います。Excel 2007になって以降、グラフはかなり綺麗で見やすい物が出せるようになりましたが、ただ単に綺麗なグラフを見せれば良いと言う訳ではありません。グラフをどのように見せたいかによって、それは棒グラフなのか、等高線のグラフなのか、円グラフなのかが決まります。

 また、どういう人達にそのグラフを見せるかと言うのも非常に重要で、聞き手が技術的な内容をあまり知らない場合は、複雑なグラフを見てもさっぱり分からず、何が言いたいのか逆に伝わらなくなります。 グラフの色、細かい設定について 色の設定も非常に重要です。例えば、二つの物を比較したい時などは、評価対象の物を赤にして、比較対象の物を青にする等、色の対照性がないといけないと思います。 

 また、グラフで何かを示す際、だいたいどれくらいか分かれば良いと言う場合と数値がどれくらいなのかを聞き手が知る必要がある場合と2パターンあるかと思いますが、後者の場合、グラフに加えて、数値を入れておく事で、聞き手に数値的な詳細情報を伝える事が出来ます。 技術者にとって、NGなグラフと言えば、グラフの軸を2つ使う場合(左側の軸と右側の縦軸)において、補助線が左の軸と右の軸でバラバラになっているケースです。一番見やすいグラフとしては、例えばの話、左軸が0~1000、右軸が0~100に設定しておけば、ちょうど、補助線を左の軸と右の軸で共通に使用できるのです。例え、どちらかのデータ範囲が大きくなったとしても右軸と左軸の縦軸の補助線が揃っているととても見やすいグラフになります。 


 グラフの美しさや格好よさにあまりこだわり過ぎるのも良くないです。聞き手を圧倒させたいが故に格好よさや美しさに拘りすぎて、言いたい事が結局何なのか分からない場合も出てきます。本当に伝えようとするならば、別に複雑なグラフでなくてもシンプルの棒グラフだけでも良いでしょう。

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