1. 【宛名がポイント!】複数の上司に一括で送るメールの書き方

【宛名がポイント!】複数の上司に一括で送るメールの書き方

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 ビジネスシーンで複数の上司に一括でメールを送るという機会も、長い人生の中一度はあるだろう。

 あくまで連絡のためのメールだとしても、マナー違反はしたくないものだ。

 今回は、複数の上司に一括送信する場合のメールの書き方を紹介していきたい。

複数の上司に送信する際の基本となるビジネスメールの全体像

上司に送るビジネスメールの書き方

 一般的なビジネスメールの書き方には、ある程度の型が存在する。

 例をあげると、『件名→宛名→(概要)→本文→結び→署名』の順だ。

 1つだけ注意点として挙げるとすると、ある程度仲のよい上司でも、顔文字や絵文字を利用したメールは送らないようにしよう。

 そして、複数人にメールを送る場合はとくに宛名が重要になる。以下では細かく各部分について順を追って説明していく。

複数の上司に送信するメールの項目別の書き方

複数の上司に送信するメールの件名は見やすく簡潔に

 上司に送るメールの件名には、受け取り手がすぐ何のメールか判断できるよう簡潔にメールの内容を表示することが必要になる。

 また、緊急のメールだったりする場合には、【至急】や【取り急ぎ】などの文字を入れることで差別化し、目立たせることが重要だ。

 タイトルで目立たないと、対応を後回しにされる可能性もある。件名は意識しよう。

複数の上司に送信するメールの宛名は連名表示か「各位」を使用

 次に、複数人相手に一括でメールを送る場合は、宛名がポイントになる。

 宛名には『(自部署)○○さん、××さん…(他部署)△△さん、□□さん…』と連名で表示させるのがいいとされる。

 また、部署やチームメンバーに送る場合には『○○部各位』や『○○の皆様』『関係者各位』などを利用するのがいいだろう。

複数の上司に送信するメールの冒頭は挨拶を述べる

 冒頭に書くべきものは挨拶である。挨拶は、『お世話になっております』や『先日はありがとうございました』など、まず日頃の感謝の気持ちを述べる。

 時間が就業時間を過ぎており、夜遅くなどの場合は『夜分遅くに申し訳ございません』と添えるとよいだろう。

複数の上司に送信するメールの概要と本文は読みやすさを意識

 冒頭の次にくる概要部分には、本文の内容を簡潔に説明する。概要の長さは本文の長さに合わせて調整しよう。

 本文は、伝達事項を過不足なく、相手が読みやすいよう文の長さも意識して記述したい。

 そして、返事が欲しい場合にはその旨を伝えることも忘れずに記載して欲しい。

複数の上司に送信するメールの結びには、締めの一文と署名を忘れずに記載

 そして、結びは、『どうぞよろしくお願いします。』や『ご検討の程、宜しくお願いします。』『お手数をお掛けいたしますが宜しくお願いいたします。』などを本文に合わせて書こう。

 結びを表記することで、文章全体が引き締まる。

 最後に署名だが、ここには会社名や部署名・役職・名前・電話番号などを表示しよう。

 とくに、自分の連絡先は送り先の上司から何かあった時に必須の情報になるため、しっかり書いておく必要がある。


 今回は目上の人にメールを一括送信する場合におさえておきたい書き方を見てきた。

 必要に応じて、複数人の上司に送っても問題のない適切なメールの文章を書けるよう、本記事を参考にしてほしい。

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