1. 【宛名がポイント!】複数の上司に一括で送るメールの書き方

【宛名がポイント!】複数の上司に一括で送るメールの書き方

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 複数の上司に一括でメールを送るという機会は、ビジネスシーンで珍しくないだろう。

 あくまで連絡のためのメールだとしても、相手は上司。とくに複数人へ送るメールでマナー違反はしたくないものだ。

 今回は、複数の上司に一括送信する場合を想定したメールの書き方を紹介していきたい。

複数の上司に送信時の基本となるビジネスメールの全体像

複数の上司に送るビジネスメールの書き方

 はじめに、一般的なビジネスメールの書き方には、ある程度の型が存在する。この型は、複数人に送るときにも利用できる。

 例をあげると『件名→宛名→冒頭部分→(概要)→本文→結び→署名』の順にこれらを記載することだ。

 1つ注意を挙げると、ある程度仲のよい上司だとしても、仕事上で顔文字や絵文字を利用したメールは送らないようにしよう。

 複数人にメールを送る場合は、件名の次に書く宛名を意識してほしい。下記で、複数の上司にメールを送るときの各ポイントについて説明していこう。

複数の上司に送信するメールの項目別の書き方

複数の上司に送信するメールの件名は見やすく簡潔に

 上司に送るメールの件名には、受け取り手がすぐ何のメールか判断できるよう、簡潔かつ具体的にメールの内容を表示させることが重要になる。

 また、上司に緊急のメールを送る場合には、【至急】や【取り急ぎ】などの文字を入れることで差別化し、目立たせることが重要だ。

 タイトルで目立たないと、対応を後回しにされる可能性もある。件名は、ひと目で相手にこちらの要件が伝わるように意識しよう。

複数の上司に送信するメールの宛名は連名表示か「各位」を使用

 件名の次は、宛名について見ていこう。複数人相手に一括でメールを送る場合は、宛名がポイントになる。

 宛名には『(自部署)○○さん、××さん…(他部署)△△さん、□□さん…』と連名で表示させるのがいいとされる。

 実際のメールの形式で表すと以下のようになる。

 例 

●●部 ○○さん、××さん

▲▲部 △△さん、□□さん

 また、部署やチームメンバーに送る場合には『○○部各位』や『○○の皆様』『関係者各位』などを利用するのがいいだろう。

 複数人へ送るメールの宛名で注意したい点は、役職と「様」といった敬称を重ねないこと。「各位」にも「様」はつけないようにしてほしい。

複数の上司に送信するメールの冒頭は挨拶と自分の名前を述べる

 冒頭に書くべきものは挨拶である。挨拶は、『お世話になっております』や『先日はありがとうございました』など、まず日頃の感謝の気持ちを述べる。

 時間が就業時間を過ぎており、夜遅くなどの場合は『夜分遅くに申し訳ございません』と添えるとよいだろう。

 挨拶の前、または後に自分の名前を名乗ることも忘れずにしてほしい。

複数の上司に送信するメールの概要と本文は読みやすさを意識

 冒頭の次にくる概要部分には、本文の内容・結論を簡潔に説明する。概要の長さは本文の長さに合わせて調整しよう。

 本文は、伝達事項を過不足ないように記載し、相手が読みやすいよう文の長さも意識したい。

 そして、返事が欲しい場合にはその旨を確実に記載するようにしよう。

複数の上司に送信するメールの結びには、締めの一文と署名を忘れずに記載

 そして、結びには、『どうぞよろしくお願いします。』や『ご検討の程、よろしくお願いします。』『お手数をお掛けいたしますが、よろしくお願いいたします。』などを本文に合わせて書こう。

 結びを表記することで、文章全体が引き締まる。一言を忘れないようにしよう。

 最後に署名だが、ここには会社名や部署名・役職・名前・電話番号などを表示しよう。

 とくに、自分の連絡先は送り先の上司から何かあった時に必須の情報になるため、しっかり書いておく必要がある。


 本記事では上司にメールを一括送信する場合におさえておきたい書き方を見てきた。本稿が複数人の上司に送っても問題のない、適切なメールの文章を書く参考になると嬉しい。

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