1. 部下から「退職」の報告を受けた際に、上司がとるべき正しい対応方法とは?

部下から「退職」の報告を受けた際に、上司がとるべき正しい対応方法とは?

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 部下から退職したいとの報告を受けたとしたら、ショックを受ける人も少なくないだろう。上司という立場の場合、部下に対して一体どのような対応をすべきか悩むこともある。

 今回は、部下から「退職」の報告を受けたとき、上司が対応すべき方法について話していきたい。

部下の「退職」報告に対応する4つの方法

本記事のまとめ

  • 退職したい部下の対応方法①:他の社員に知られないように話し合う
  • 退職したい部下の対応方法②:話し合って部下の本音を聞く
  • 退職したい部下の対応方法③:退職願の受理などの事務手続きを行う
  • 退職したい部下の対応方法④:業務の引き継ぎを考える
  • 部下から退職の報告を受けても引き止めたいときは、注意すべきポイントにのっとって行う
  • 部下から退職の報告を受けたときは、部下が仕事を辞めたい原因を知る
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退職したい部下の対応方法①:他の社員に知られないように話し合う

 部下の「退職」報告に対応する1つ目の方法は、「他の社員に知られないように話し合うこと」である。

 部下から退職したいとの報告を受けたら、まずは一度部下と話し合いをするべきだ。その際は部下のプライバシーを尊重し、他の社員に知られないよう注意してほしい。

 退職願は、会社側が承諾するまで、基本的には退職届を撤回することが可能。

 そのため、部下が退職を申し出た時点では、まだ退職が決定していないことになる。

 管理者やマネージャーの立場であれば、部下の退職がきちんと決まっていない段階で、他の社員に噂が広まらないように注意しよう。

退職したい部下の対応方法②:話し合って部下の本音を聞く

 部下の「退職」報告に対応する2つ目の方法は、「話し合って部下の本音を聞くこと」である。

 話し合いが必要なのは、部下の「退職したい」という報告の真意を聞くためだ。

 現在の業務内容に不満がある場合や、他にやりたい仕事があり転職を希望している場合、なにか問題を抱えている場合など、部下が退職を申し出るには必ず理由がある。

 悩み相談になるかもしれないが、一度はこうして部下の話を聞いてみてほしい。

 業務内容に不満を持っているのであれば、退職以外で解決できる方法もあるはずだ。

退職したい部下の対応方法③:退職願の受理などの事務手続きを行う

 部下の「退職」報告に対応する3つ目の方法は、「退職願の受理などの事務手続きを行うこと」である。

 話し合った結果、部下の退職の意志が固いのであれば、退職願の受理について伝えよう。

 退職願を受理する権限が上司本人にある場合は、退職願を受理するのか、それともいったん保留にするのか、はっきりと部下に伝えることが大切だ。

 退職願を受理する権限が上司にない場合は、権限のある管理職に話を通す必要がある。後々のトラブルを回避するためにも、いつ退職願を渡すのか明確にするとよい。

 部下の退職が正式に決まった後は、退職までの流れを本人任せにせず、人事部とやり取りして状況を把握しておこう。

退職したい部下の対応方法④:業務の引き継ぎを考える

 部下の「退職」報告に対応する4つ目の方法は、「業務の引き継ぎを考えること」である。

 部下の退職が決まり次第、業務の引き継ぎを考える必要がある。

 引き継ぎの際には、残っている部下たちが負担を感じないような配慮をしていきたい。

 引き継ぎのスケジュールの組み方に余裕を持たせるのはもちろん、業務内容を上司も把握したり、問題なく引き継ぎが進んでいるか声をかけて確認したりしよう。

退職を申し出た部下を引き止めるときのポイント

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部下を引き止めるポイント①:部下が必要な人材だと伝える

 退職を申し出た部下を引き止めるときのポイント1つ目は「部下が必要な人材だと伝えること」だ。

 退職を願い出る部下を引き止めるためには、職場に残りたいと思ってもらう必要がある。 

 部下と話し合う際には、部下がこれまで会社に対して貢献してくれていたこと、活躍していたことなどを伝えたい。

 そして、会社や職場にとって大切な存在だったことに加えて、これから部下に任せていきたい仕事なども話すとよい。

 そのことによって、部下がその職場のキャリアに未来を見出せる可能性がある。

部下を引き止めるポイント②:問題点を一緒に見つけ出す

 退職を申し出た部下を引き止めるときのポイント2つ目は、「問題点を一緒に見つけ出すこと」だ。

 退職を申し出る部下には、会社への不満や問題など、退職したいと思う理由がある。今まで部下が抱えていた不満や不安を聞き、一緒に問題点を見つけ出そう。

 部下から出てきた問題点で、制度や仕組みなどの解決できそうなものは前向きに受け入れるべきだ。

 また、たとえ受け入れられない要求であっても、部下の悩みに寄り添うことで部下が心を開いてくれる可能性がある。

 誠心誠意、部下の本音に向き合っていこう。

退職を申し出た部下を引き止める話し合いでのポイント7つ

  • 冷静に、親身になって部下の話を聞く
  • 部下に圧力をかけない
  • 会社や自分の都合で話さない
  • 部下の話を否定しない
  • 問題の改善策を提示する
  • 上司の素直な気持ちを伝える

部下が仕事を辞めたい6つの原因

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部下が仕事を辞めたい原因①:業務量が多すぎる

 部下が仕事を辞めたい1つ目の原因に「業務量が多すぎること」が挙げられる。

 優秀な社員は仕事ができるため、どんどん仕事を任せてしまいがちだ。

 その結果、知らず知らずのうちに部下に業務がたまってしまい、その業務量が部下の負担となってしまう。

 上司の立場からだと、部下が意欲的に働いているようにみえるかもしれない。また、部下自身も気づかないうちに負担がたまっていることもあるだろう。

 対応策としては、「部下に仕事を任せた際、業務量をきちんと確認すること」、「部下の仕事量を増やしたときはそれに対する報酬を支払うこと」などがある。

 職場で退職者が多いときは、一度会社の制度を見直してみるのもよいだろう。

部下が仕事を辞めたい原因②:上司を信用できない

 部下が仕事を辞めたい2つ目の原因に「上司を信用できないこと」が挙げられる。

 職場内、とくに上司との信頼関係は、良い意味でも悪い意味でも部下に大きな影響を与える。

 信頼して尊敬できる上司が職場に一人いるだけで、部下のモチベーションは大きく向上するはずだ。

 反対に上司が信頼できない場合、部下は会社に対して不信感を感じるだろう。

 「部下との約束はきちんと守る」「部下に言ったことは、上司自身もできるようにする」などを徹底し、部下と信頼関係を構築してほしい。

部下が仕事を辞めたい原因③:人事評価が不当

 部下が仕事を辞めたい3つ目の原因に「人事評価が不当なこと」が挙げられる。

 会社の不平等な人事評価に不満を感じ、部下が退職を決意することも多い。

 人の評価は数字にしにくいことではあるが、できるだけ客観的で合理的、公平な人事制度が理想的だ。

 とくに、上司の好き嫌いなどで評価してしまうことは絶対に避けてほしい。

 きちんと部下一人ひとりの仕事ぶりを確認し、正当な評価をすることが大切だ。

部下が仕事を辞めたい原因④:会社が変化に消極的

 部下が仕事を辞めたい4つ目の原因に「会社が変化に消極的なこと」が挙げられる。

 とくにやりたいことや成し遂げたい目標がある部下にとって、「変化を恐れる会社」はよい環境とはいえない。

 部下がなにか問題点や課題を発見して上司に伝えても、上司が保守的であると、改善できなくなってしまうのだ。

 「会社をもっとよくしたい」という部下のやる気を下げてしまわないように、会社全体で変化も前向きに取り入れてもらいたい。

部下が仕事を辞めたい原因⑤:キャリアビジョンが見えない

 部下が仕事を辞めたい5つ目の原因に「キャリアビジョンが見えないこと」が挙げられる。

 不当な人事制度によって出世の見込みがなかったり、会社が変化を恐れるあまりにいつまでたっても問題が改善しなかったりすると、部下は会社でのキャリアに失望してしまう。

 これを解決するためには、人事制度や職場環境を見直したり、定期的に部下の仕事のフィードバックを上司が行ったりなどをするとよい。

 定期的に部下のキャリアについて話し合うことで、部下の成長とキャリアプランを共有することができるのだ。

部下が仕事を辞めたい原因⑥:職場の人間関係が悪い

 部下が仕事を辞めたい6つ目の原因に「職場の人間関係が悪いこと」が挙げられる。

 部下が会社を退職したいと思う理由として、職場での人間関係が問題であるケースが多い。

 とくに職場では多くの時間を上司や同僚と過ごすため、会社の人間関係が悪いことは部下にとって大きな悩みとなるのだ。

 なにか部下が悩んでいるときはさりげなくサポートしたり、部下が希望するのであれば相談に乗ったりしよう。

 また、部下がなにか成果を上げたり活躍したら、きちんと評価することが大切だ。

部下が仕事を辞めたい原因は他にも!

 「部下がどんなことで仕事を辞めたいと思っているのか」や、「部下の悩みの解決方法」については、こちらの記事でも詳しく記載している。

 部下と話し合う際は、ぜひ参考にしていただきたい。

 部下から「退職」の報告を受けると、上司としてはショックを受けたり、引き止めたくなったりするだろう。

 部下ときちんと話し合った上でまた働いてくれるのであれば、上司として喜んで迎え入れたい。

 また、話し合った上で部下が退職してしまっても、上司として部下の背中を押し、次のキャリアを応援してほしい。

 部下と上司の双方が、前向きな結論を出せることを願っている。




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