1. 営業マンがエクセルで顧客管理をする時の効率化のポイント

営業マンがエクセルで顧客管理をする時の効率化のポイント


 営業の基本の一つに顧客管理があります。資料の郵送の問い合わせの電話などはお客様とのやりとりは全て営業マンの貴重なデータです。効率的に顧客管理が出来れば、無駄な時間を減らしてより多くの顧客に接触することが出来ます。では、効率的な顧客管理とはどんなことでしょうか。今回はエクセルを使った顧客管理について、どんなことに気を付ければいいかというのを書いていこうと思います。

(1)誰が見ても分かりやすいものにする

 エクセルは表計算ソフトですが、データベースとしても非常に優れています。顧客の管理にとっては扱いが簡単で、用途が広いのでとても向いています。それだけに、良く考えずに作り始めると、あれも入れたいこれも入れたい、と構成が複雑になって、他の人には使えないものになってしまいます。どんなデータを管理するか、まずそこから考えてみましょう。

(2)宛名印刷に使えるものにする

 年賀状や会社移転の挨拶などで多くの顧客に一気に郵便を出す場合、持っているデータが宛名印刷ソフトの形式に対応していれば、そのまま出力できます。もし宛名ソフトを使用しているのなら、データ形式をそろえたページを一つ作っておくべきです。宛名用のデータには、郵便番号、都道府県からの住所、会社名、部署名、担当者名などが必要です。宛名ソフトによっては住所が二個に分かれたり、部署名が併記出来るものもあります。それぞれのソフトに、エクセルでデータを作るならいくつのデータに分けるか、それぞれ何文字入力できるかなどが詳しく乗っていますのでそれに揃えましょう。

(3)宛名以外のデータも入れられるようにする

 顧客のデータは住所氏名以外も必要です。それらのデータは別のタブにすると効率的でしょう。宛名用のデータはそれだけで、連絡先の電話番号やメールアドレスなども必要になってきます。それらは連絡先データとして別のタブに作ります。その際に、社名、担当者名、住所の一部などを参照するようにすると、入力の手間を省けます。さらに、同じ部署の別の人に電話をかけてしまった、というような間違いを防げます。電話番号やアドレスの他に、いつ、どこの部署の誰々あてに、何のカタログを送った、というように時系列でコンタクトの記録を入れて行きます。

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