1. 予定していたアポを変更する際のメールの書き方

予定していたアポを変更する際のメールの書き方


 営業マンのみなさん、日々の業務本当におつかれ様です。毎日忙しく活動しているとどうしてもアポイントメントの間隔が立て込んだり、不意の交通機関の乱れなどで、やむを得ず予定を変更しなければならなくなるといった事もあるのではないでしょうか。ここではそういった急なアポイントメントの変更時のメールの書き方について考えてみます。

そもそものメールの基本

 そもそものメールの基本とはなんでしょうか。もうすでにビジネスの場で電子メールが利用されてきて久しいですので、かなりの人がビジネス上でのメールの書き方には慣れている所だと思いますが、新人の営業マンの方などは今一度このあたりを押さえておいてもいいでしょう。まず件名です。急いでいるとそもそも件名そのものをブランクで送ってしまう事もあるでしょうが、これはさすがに失礼ですし、相手先のメールサーバーやセキュリティの設定ではスパム扱いでそもそも届かないなんて事にもなりかねません。


 きちんと「お約束の変更の件のご相談」「アポイントの変更の件のご相談」といった形で簡潔かつ明瞭に入れます。また言い回しはいろいろある所だと思いますが、件名に「ご相談」と入れる事であくまでお伺いを立てる、下手に出ている事を伝えます。そして本文では相手先の会社名と担当者の名前、そして本文と続けます。会社名の後株前株や、担当者への敬称も落とさないように充分気を付けましょう。

予定していたアポを変更する際のメールの書き方

 実際の予定していたアポを変更する際のメールの書き方を考えてみます。まず本文中冒頭にきちんと謝罪の言葉を述べます。「申し訳ありません」「恐縮です」「すみません」といったはっきりと謝罪の念が分かる文言がいいでしょう。そしてアポイントメントを変更せざるを得なくなった理由を書きます。交通機関の乱れなら乱れ、前のアポイントが思わず時間的に押してしまったのならそう書きます。その際も可能な限り正直に実際の事情を書くのが常道だと思いますが、結果として相手先を軽視していると思われないようにするのが大事です。


 「他の相手先のが大事だからそちらを優先した」ととられるような言い回しや表現は絶対に避けるべきでしょう。また再度アポイントをとりなおす場合は、こちらの都合の良い日時を複数箇条書きにして、相手に選んでもらうようにします。あくまで相手の都合を最優先にするという姿勢が大事になって来ます。また実際に訪問する際にも重ねて前回のアポの変更については冒頭で謝罪するようにしましょう。

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