1. 部下に任せた仕事の進捗状況を上手に管理する方法

部下に任せた仕事の進捗状況を上手に管理する方法


 部下を持つ上司は、仕事の一部を部下に任せつつ、部下の仕事を管理する必要があります。中には任せっぱなしという人もいますが、それはやってはいけないことです。しかし、どこまで管理する必要があるのかは人によって違うため、非常に難しいところでもあります。部下が優秀であれば、細かいところまでチェックする必要もないですし、能力がない職員に任せた仕事なら細かく支持を出す必要が生じます。

最初に条件を明確にしておく

 いずれにしても、仕事を任せる上で大切なことは、条件を最初に明確にすることです。本来の目的だけでなく、期待も含めて示します。契約に携わるものであれば契約件数、工事などの日程にリミットがあるものであれば、作業の完了日程 などを示します。そして内容を伝えた上で、部下にその仕事ができるかどうか確認します。可能ならば必要な資料を一緒に渡します。そして時間を与えて具体的な方法を後日説明させるのです。その内容に問題がないと判断すれば、そのまま 任せてしまいます。


 違うと感じるなら協議する必要がありますが、最終的には上司の判断となります。しかし、意見の食い違いは 必ずしも上司が正しいとは限りませんので、部下の意見が間違っていることを検証する必要があります。違う簡単な仕事で検証してみるのも方法です。頭ごなしに支持することだけは避けましょう。

定期的に報告させるようにする

 そして仕事を任せることにしたなら、定期的に報告させるようにする必要があります。仕事の周期にもよりますが、通常は週に1回は必要です。毎週金曜日なら金曜日に定期的に報告させます。報告して欲しいことをまとめた雛形を提示しておけ ば部下もやりやすいはずですので、それは最初に提示するようにしましょう。ただし、報告書を作成するのに時間がかかるようでは困りますので、難しいようであれば口頭による報告でも構わないはずです。

仕事を任せきりにしない

 ここで大切なことは任せきりにしないということです。報告内容もきちんと確認する必要がありますが、細かい点までチェックする必要はありません。要点だけでいいのです。契約に関することなら契約件数について確認し、遅れが生じているならその理由、そして挽回策を確認します。工期が遅れているならその理由と今後どのように追い上げていくかです。それ以外には特に求める必要もありませんが、順調でなければ細かく確認することも大切です。しかし任せた以上はあまり関与しないほうがいいはずですので、できるだけ部下から発言させるようにすることが、効率的な仕事の管理方法です。

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