1. 「メールを返さない部下」をしっかりメールに返信をさせる方法

「メールを返さない部下」をしっかりメールに返信をさせる方法


 電子メールという便利なツールが普及してから久しい今日この頃ですが、逆にメールで苦労しているビジネスマンが増えているのも事実ではないでしょうか。 ここでは「メールを返さない部下」への対処法を中心に記しますが、送信者サイドの問題についても迫ります。 スムースなコミュニケーションを形成する為にお役立ていただければ幸いです。


1. 業務以外のメールを頻繁に送信していませんか?

 日々のコミュニケーションツールとしてメールは大変便利です。 電話と違い、かける(送信する)タイミングのハードルも低いので深夜や早朝に送ることも可能です。 それだけに、そこには「いつでもいいから読んでおいてね~」というニュアンスが付きまとうのです。 恐らくこれを読んでいる貴方自身も受信した多くのメールの中に、返さなかったメールもあるでしょうし、開いてもいないメールもあるかもしれません。 同じように貴方の部下も毎日たくさんのメールを受け取っていて、自分の重要度で判断して、返したり返さなかったりしているのです。


 特に、部下とのやり取りに頻繁にメールを使っている場合、フレンドリーに接したいが為に業務以外の事でも気軽にメール送信しているケースが多々見受けられます。その気軽さが重要度を下げていることを、まずは送信者が認識しなくてはなりません。フレンドリーも大事だし重要度も上げたい・・・そのような時の方法を次に記します。

2. 件名とチャンネル

 メールのやり取りで考えられるケースは、PCからPC、PCからモバイル、モバイルからモバイル、モバイルからPCでしょう。どのケースでも、返信を求める場合は件名の頭に「要返信」を付けましょう。締切時間を入れることも大切ですね。「返信を見てこの先の予定を立てる」意思を最初に伝える事が大切です。私の経験上、これだけで大分改善されます。そして、部下へプライベートのメールを多用していればしているほど、業務用チャンネルを確立することをお勧めします。業務用メールの手段を一本に絞るのは大変難しいでしょうが、とにかく「このメールは仕事絡みだ」と言うことを一発で理解させる仕組みを作り、周知することが重要なのです。


 例えば、PCからは業務以外のメールは送らないようにする。もしくは業務専用のアドレスを確立する。例えば、個人的な事が多いと予想されるモバイルからモバイルの場合、件名に上述した「要返信」にプラスして「業務連絡」を追加するのも有効でしょう。ここまでやってるけれど相変わらず返信がない・・・と言う時は次をご覧ください。

3. 説いて怒る

 最近の若い者は~などとは言いたくありませんが、何を問うても返事を返さない来ない事に苛立った経験は少なくありません。でも、私も昔はそうだったかもしれないと振り返ることもあります。上手く言葉を返せなかった頃がもしかしたら貴方にもあったかもしれません。そうした事を踏まえて、コミュニケーションの大切さを説くのは大事なことなのでしょう。


 問いかけに対して一言返すことの大切さを、それを怠った為に信用すら失う事があることを、ご自分の経験を基に説いてください。それすら効かぬ場合はしっかりと怒り、メールに返信することを業務命令としましょう。

U-NOTEをフォローしておすすめ記事を購読しよう
この記事を報告する