1. メールを送ったの返事を返さないという部下への対応方法

メールを送ったの返事を返さないという部下への対応方法


 皆様の職場にも少なくとも1人や2人はいらっしゃるかと思います。それが重要、もしくは定期連絡のためにメールを部下に送ったにもかかわらず返さない方々です。仕事が立て込んでいてメールを返せない状況になっている、または取引先に行ってしまっている為にメールを返さないと言う場合であれば問題はございません。しかし、明らかに暇を持て余している方々はなぜ返さないのかと疑問に感じる方々がいらっしゃると思いますので、今回その対処方法をご説明いたします。

しつこいぐらいに部下へアクションをかける

 アクションと言いますとどのようにすれば良いのかと疑問に感じる方がいらっしゃるかと思います。具体的に述べますと部下へ定期的にメールを確認したか、もしくは大声で部下にこのメールを送ったから目を通して欲しいと言ったことです。ここで大事なのは決して頭ごなしに怒らないことです。メールを返さない部下が悪いのはごもっともですが、例え明らかに暇そうにしていても何かしら理由がある可能性があります。例えばこの時間帯にお客様から連絡が来る、もしくは次の取引先に行く前に緊張をほぐすためにリラックスをしている等ございます。


 そのため、頭ごなしに起こるのではなく何かしらのアクションを起こすことが大切です。私の上司が私以外に行っていたアクションとしてこのような方法がございました。その上司はある部下に笑顔で近づいてきて、パソコンの画面を見ました。すると見積書や提案書の作成で忙しいと思うけど私のメールを確認してもらえたかなと怒ることなく言ったのです。パソコンで作業していた訳でも無く、ただ単に暇を持て余して何かを検索していた部下はすぐさまメールを確認し返信していました。

部下に定期連絡を求める

 先に述べた部下へのアクションの項目にある1つです。特にこの方法が効果的なのは新入社員から入社して3年目以内の方です。私も新入社員から入社して3年目以内の方を部下に持った時にはよくこの方法を行っていました。ではなぜこの方法が良いのかと言う部分ですが、こちらから定期的に確認することによって、部下もこの時間帯には必ず報告しなければならないと言った習慣化を作ることができるからです。


 私が行ってきたことを例に挙げます。私は新入社員の部下2人と入社して3年目以内の方を1人担当していました。新入社員の方々は仕事に慣れていないため頻繁に定期連絡を取りました。午前9時、お昼の2回、そしてもし新入社員が取引先に行っていなければ午後2時、午後4時、午後6時に確認するように言ってきました。また入社3年目以内の方には午前に1回、午後に1回、退社する前に1回必ず確認しました。すると新入社員と入社して3年目以内の方々は、他の部署と比べてメールの確認と返信率が高くなりました。その後は私が何を言わなくともメールの確認と返信を迅速に行えるようになり、習慣化をすることができたのだなと感じました。


 最後になりますが、重複となりますがメールを返さない理由は必ずあると感じます。そのため頭ごなしに怒るのではなく定期的に確認を取る、もしくは様々なアクションを試してみたりしましょう。

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