1. ミスをして上司から説教をされる前にやっておきたい対策

ミスをして上司から説教をされる前にやっておきたい対策


  人間誰しも、ミスをすることはあります。ビジネスパーソンで、一度もミスをしたことがない人は皆無でしょう。もちろん、ミスはしないことが一番ですので、ミスをしないよう注意深く業務を進めたり、あらかじめミスが起きないような仕組みづくりや作業ルールを整えておくことも大切です。それでもミスが起きてしまった場合、上司から説教される前に取っておくべき対策として、次の2点を見ていきましょう。

1. 最初に行うべきことは、上司への報告

 業務上のミスが起きた場合、ミスの内容・程度に関係なく、最初にすべきことは「上司への報告」です。上司へ報告した際に、上司からミスが業務上どのような影響を与えるものであるか、質問を受けた場合には、思いつく影響をすべて報告しましょう。この時、最初に、最も大きな影響を報告できればべストです。さらに、今後ミスが起こらないようにするための対応策については、改めて報告する旨を合わせて上司へ伝えましょう。


 なぜ、最初にすべきことが「上司への報告」なのでしょうか。それは、ミスの内容・程度によって、自部署内では処理できないものがあり、その場合、すぐに他部署や会社全体へ展開する必要があります。今回起こったミスが自部署内で処理できるレベルのものであるかどうかを、上司に判断してもらう必要があるためです。

2. 同じミスが起きないための対策を報告する

 最初のミス報告の後、次の2点を検討の上、上司へ報告しましょう。

今回起こしてしまったミスへの対応策

 ミスをしたことにより、迷惑をかけた方に対するお詫びの連絡は必須ですが、 お詫びの連絡の際は、


・連絡方法は電話・Eメール・はがき等のどれが最適か 

・お詫びの文言はどのようなものにするか

・相手方に追加で連絡、相手方に対応していただくことはあるか

・今回のミスに関する照会先は誰とするか


 といったことも検討して報告しましょう。

今後ミスを起こさないようにするための対策

 一度起きたミスは、何の対策も取らなければ再度発生してしまう可能性があります。 同じミスを二度犯してしまうと、あなたの信頼は失墜します。 同じミスを再び起こさないために、再発防止策を立てて実行することが非常に大切です。 今回ミスが起きてしまった原因を挙げ、何が問題だったのか、その問題を解決する対策を考えましょう。


 例えば、何らかのデータの入力ミスであれば、


・2人以上の人が、データ内容のダブルチェックをする

・入力先のエクセルやシステム等に、エラーを検知させる仕組みを取り入れる

・人がデータを入力せずに済む方法がそもそもあれば、それを採用する


 といった方法が考えられます。


 そして対策方法は、短期的に実施すべきものと、中長期的に実施すべきものの2点に分けて挙げることができると良いでしょう。 例えば、先程挙げたデータの入力ミスの例の場合、「2人以上の人がダブルチェックをする」対策は、短期的に実施できるものです。しかし、2人以上の人がダブルチェックをすると、その作業時間に人件費コストがかかり、ベストな対応策とは言えませんので、中長期的に長い目で見れば、コストをかけてシステム開発を行い「エラーを検知させる仕組みを取り入れる」ことが良いかもしれません。 考えられる短期的な対策・中長期的な対策を挙げ、どの対策がよいか、上司と話し合ってみましょう。



 最後に、ミスを起こした部下に対して、上司が一番困ることは、「ミスを隠すこと」と「ミスの再発防止策を考えないこと」です。これをしなければ、上司から説教されても文句は言えません。ご紹介した2点を、真摯な態度で確実に実施すれば、多少の説教はあっても、あなたの信頼を損なうことはありません。真摯な態度で、ミスの報告・起こしてしまったミスへの対応・ミスの再発防止策の実施を進めましょう。

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