1. 事務の仕事を効率化するための3つの方法

事務の仕事を効率化するための3つの方法


 「ワークライフバランス」という言葉を最近よく耳にする人は多いはずです。しかし、これを実現しようとすると実際にはうまくいきません。仕事に時間をとられて、自分の思うような生活が送れない、ということが多々あると思います。そんなとき、どこの時間が無駄になっているのでしょうか。様々あるとは思いますが、仕事の主ではない、細かな事務作業に時間を取られてはいないでしょうか?今回はそんな事務作業を効率化させるためのノウハウを3つ紹介します。

1.リマインドメッセージをあらかじめ書いておく

 本来なら今あるべき書類が手元にないという経験は多いはずです。担当者に「お願いします」とは言っておいたものの、「間に合いませんでした」「忘れていました」という返事が帰ってきたということはないでしょうか。このような事態をなくすために、リマインドメッセージを使いましょう。期日の前に、確認のメッセージを送ることで相手をマネジメントして、結果的に自分の作業時間をスムーズにする方法です。しかし、このリマインドメッセージの送信自体を忘れてしまう危険性もあります。それには、案件をお願いした直後にリマインドメッセージを作成し、予約送信の機能を使いましょう。この機能がないメールサービスもありますが、もしついている人は先に作成して予めリマインドメッセージを書いておきましょう。

2.いつも使う語句をパソコンの辞書に登録する

 例えば、アドレスをエクセルに入力していく作業があったとします。アドレスの量自体は多くなかったものの、毎回毎回違うアドレスを打つとなると予想以上に時間がかかり、仕事が遅れてしまい、時間がもったいないです。「@」以下はスペースキーの変換で出るように、辞書登録しておきましょう。そうすればいちいちコピーペーストしなくても済みますし、いちいち打つ手間も省けます。これはアドレスだけでなく、自分の氏名にしろ会社名にしろ、一発変換できると便利なものはどんどん辞書登録しましょう。

3.フォルダ名を管理しやすい名前に整える

 おすすめは「年月日+内容」スタイルです。年月日+内容の例を挙げると、「20140903広報戦略会議議事録.doc」と言った感じです。20140903というのは「2014年9月3日」という意味になります。「年月日+内容」にすることの利点は、大きく2つあります。以下の2つのメリットに共通するのは、「あとからファイルを探しやすくする」ということです。

並び替えた時にファイルを探しやすい

 フォルダを開いた時に、ファイルの順番を並べ替えることができます。この時、「名前」で並び替えれば時系列順に並び替えることができます。 冒頭部分に日付を入れているため、「名前」で並び替えるときれいに順番どおりになります。

中身をある程度推測することができる 

 年月日部分で「いつ作成されたか」、内容部分で「どのような内容か」ということが明記されています。そのため、多くのファイルが並んだ場合でも、中身を推測することができるようになってきます。

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