1. 事務の仕事をする上で必須となる3つのPCスキル

事務の仕事をする上で必須となる3つのPCスキル


 事務の仕事をする上で必ず使うことになるのがPCです。現在では、何をするにもPCが使える事が必須条件。PCが全く使えないとなると話になりませんが、事務の仕事ができるPCスキルは最低限これだけは知っておきたいレベルと言われていますが、そのPCスキルとはどの程度のものなのでしょうか。

1.入力と出力の作業ができること

 事務の仕事での出入力で必要なスキルとしては以下のものが挙げられます。


・Wordで報告書やレポート、案内状など一から作成できること

・Excelで四則演算、SUMやAVERAGEなどの簡単な関数、表やグラフが作成できること

・PowerPointでプレゼン資料が作ることができること

・保存、データのバックアップ、印刷について理解している


事務の仕事は調べごとや書類作成、資料の分析などがメインとなります。 ワープロ、表計算ソフトを使える人でも、基本的なファイル管理や保存などのバックアップについて勘違いしている場合や理解できていない場合があります。 特に企業の規模が大きいとセキュリティ上、個人PCにデータを保存するのではなく指定されたサーバーや共有フォルダへ保管することも多いので、このような点をしっかり理解できることが求められます。 基本的には入力から出力までの一連作業ができるレベルが、事務の仕事に最低限必要なPCスキルです。

2.ビジネスメールのやりとりができること

 メールは取引先との大事なコンタクトツールですが、「to」「cc」「bcc」を明確に使い分けているでしょうか。また、添付のファイル容量は、送る相手側が開きやすい大きさになっているでしょうか。送る相手によってPC環境が異なり、古いバージョンや新しすぎるバージョンで互換性のないファイルだと開かない場合もあります。メールを送る際には、このような点を踏まえて書類を作成できるかどうかも必要なスキルです。結局送っても容量が重たすぎて相手に届かなかった、ファイルが見れないというのでは、事務の仕事がスムーズにいくどころか二度手間になってしまいます。

3.基本的なPC関連の用語を知っていること

 「クライアントPC」は私たちが使い、「サーバー」はデータを保存したり、データを検索するために使う共有のPC、それをつなぐのが社内の「LAN=ローカルエリアネットワーク」です。このような一連のIT用語について理解していることももちろん仕事を進める上で知っておいた方がよいでしょう。例えば、事務の仕事をしていて印刷ができなかったとしましょう。上司に「プリンタドライバーをPCにインストールしないと印刷できないよ」なんて言われた時にわからないと、それだけで作業がストップしてしまいます。事務の仕事で使えるPCスキルとは、WordやExcelが使えることだけでありません。社内で使っているネットワークについて知る事や、基本的なPC用語、操作方法などの知識も実は事務の仕事をする上で必要なスキルなのです。




 

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