1. 【アポ取りのメールで使える文例紹介】営業がメールで気を付けるべき点はこれだ!

【アポ取りのメールで使える文例紹介】営業がメールで気を付けるべき点はこれだ!

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 営業マンは、取引先に会いに行く前にアポ取りのメールを送るのがマナーだ。

 失礼なメールを送ってしまっては、会う前から相手に悪い印象を与える可能性がある。そこで今回は、アポ取りのメールで気を付けるべき点を紹介したい。

アポ取りメールを送る際の注意点4つ

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アポ取りメールを送るときの注意点①:件名は分かりやすく短文で書く

 アポ取りメールを送るときの一つ目の注意点は、「件名は分かりやすく短文で書くこと」。

 忙しいときや大量の受信メールが届いたとき、相手は件名を見てメールの内容を判断していく。開封してからでないと内容がわからないメールは、相手にとって非常に不親切だ。

 とくに伝えたいことがある場合は、件名の最初に要件を記載するなどして、メールボックスを見ただけで内容が伝わるような工夫をしてみよう。

アポ取りメールを送るときの注意点②:本文は要点→詳細の順に書いていく

 アポ取りメールを送るときの二つ目の注意点は、「本文は要点→詳細の順に書いていくこと」。

 本文は「挨拶に伺いたいので日程を確認したい」など、一行でメール内容が分かるように簡潔に書こう。

 不明な点が多けば多いほど、相手は日程調整を面倒に感じ、アポイントは取りにくくなってしまう。相手も忙しいため、メールの返信を後回しにされる可能性が高くなる。

 どのような用件で所要時間はどのくらいなのか、なにか必要な持ち物はあるかなど、相手に疑問点が残らないように具体的に書くことが大切だ

アポ取りメールを送るときの注意点③:メールを送った経緯を書く

  アポ取りメールを送るときの三つ目の注意点は、「メールを送った経緯を書くこと」。

 アポ取りのメールを送るときは、相手とあまり親しくない場合がほとんどだ。そのため、メールを送った経緯を書かないと、不躾なイメージを抱かれてしまうかもしれない。

 相手のことを誰から聞いたのか、何を目的としたアポなのかなどを書いて、相手に「アポを取りたい」という意図をきちんと伝えよう。

アポ取りメールを送るときの注意点④:日時をこちらから提示する

  アポ取りメールを送るときの注意点四つ目は、「日時をこちらから提示すること」。

 「都合がいい日時を教えてください」といったフレーズを使ったアポ取りメールはNG。なぜなら、日程調整のためのメールやりとりの工数が増えてしまうからだ。

 メールやりとりの回数を極力少なくするためにも、こちらから希望の日程を提示して「この日時でいかがでしょうか?」と尋ねよう。

 候補日程は3つほど用意しておくのが無難である。

アポ取りメールの例文紹介

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 では、以上の点を踏まえたアポ取りメールの文例を紹介したい。

【例文紹介】アポ取りメールの文例①

  • 件名:ご挨拶のお願い(〇〇株式会社)

    ◯◯株式会社
    ◯◯部 部長
    △△様

    いつも大変お世話になっております。
    〇〇株式会社 営業部勤務の◇◇と申します。

    先日は弊社をご利用いただきまして誠にありがとうございました。

    今回お礼とご挨拶を兼ねて、是非一度貴社にお伺いさせていただきたくメールを差し上げました。

    お忙しいところ大変恐縮ですが、下記日時で20分ほどお時間をいただくことは可能でしょうか?

    --------------------------
    ■候補日時
    4月4日 12:00〜15:00
    4月6日 15:00〜18:00
    4月8日 12:00〜15:00
    --------------------------

    いずれの時間帯も都合が悪い場合は、遠慮なくお申し付けくださいませ。

    ご多忙のところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

【例文紹介】アポ取りメールの文例②

  • 件名:打ち合わせ日程のご相談(〇〇株式会社)

    ○○株式会社
    ○○部 部長
    △△様

    初めまして。
    以前××に紹介いただいた〇〇会社営業部勤務の◇◇と申します。

    お話のあった商品の件でご連絡いたしました。

    ぜひ一度、弊社の商品を直接ご紹介する時間をいただきたく存じます。

    下記日時のご都合はいかがでしょうか?

    --------------------------
    ■候補日時
    4月4日 12:00〜15:00
    4月6日 15:00〜18:00
    4月8日 12:00〜15:00

    ※打ち合わせは30分程度を予定しております。
    -------------------------

    いずれの時間帯も都合が悪い場合は、遠慮なくお申し付けくださいませ。

    ご多忙のところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

 

 アポ取りメールは、日程調整などでやりとりが増えてしまいがちだ。お互いの仕事のためにも、あまりメールやりとりの回数が増えないように心がけてほしい。 

 記事内の注意点や文例を参考に、無駄のない丁寧なアポ取りメールを送ろう。

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