1. 取引先の会社と信頼関係を築くために押さえておきたいメールのマナー

取引先の会社と信頼関係を築くために押さえておきたいメールのマナー


 営業マンと言えばいわずもがな売上という名前の数字を追いかける事になりますが、その数字を追いかける上においても新規や既存顧客あるいは見込み顧客問わずにメールを送るケースは非常に増えていると思います。


 日本でインターネットが普及しだしたのはだいたい1995年くらい、Windows95が登場した頃ですから、それから約20年ほどが経過しました。メールの普及によって、おそらく紙の郵送物やFAXでの通信が昔に比べて減ったなどという会社さんも多いのではないでしょうか。その意味でも今や営業活動や企業でのあらゆる活動でもはやメール無しには成り立たないといった状況です。

企業間取引ではメールがまだまだ主役


 近年では、LINEに象徴されるようにSNSの浸透などで必ずしもメールを使わなくても文字によるコミュニケーションは可能になって来ています。LINEやスカイプなどで相手の顔をみながら無料で通話できるわけですから、これはもうすごい進歩という事になるでしょう。


 しかし、やはりそこでメールの有用性が廃れたわけではありません。郵送やFAXのように料金が新たにかかるわけでもなく、文章としてきちんと相手とやりとりできる手段としては、むしろ最適とも言える手段です。特会社間のやりとりで利用する場合のフォーマルな要素はSNSなどと比べてもまだまだ格段に上と言っていいでしょう。

外部の会社宛てに送るビジネスメールマナー

 そこで取引先宛てなどにメールを送る場合のマナーについて考えてみたいと思います。メールという名前からも元々は手紙を電子的に送るというのがメールなわけですから、伝統的な会社間のビジネス信書や郵送物に準じたマナーが適用されます。ただメールの場合は横書きですし、テキストベースですので、基本的に凝った装飾などには向きませんから、完結にかつわかりやすい書き方が求められます。


 また基本的に季節後語などは入れないケースが多いです。これについては諸説ある所でしょうが、まず実際のやりとりで見かける事はありません。また「拝啓・敬具」「前略・草々」なども入れるケースは稀といった状況です。その上で、件名については、内容を分かりやすく書きます。「ご請求の件」「貴社にお伺いする件」などと至って完結でいいと思います。そして本文ですが、まず一番上に「送り先の会社名」その後に「相手先の部署」「相手先の苗字」を入れます。社名が前株なのが後株なのかについても充分に注意しましょう。


 それから1行程度空けて「自社の名前」「自分の名前」を入れ、「お世話になっております。」などと入れます。また1行程度空けて、要件本題を入れ、その後に1行空けて署名を入れます。文章を書き慣れてないといざ長文を書く場合にどうしたものかと思う人もいるでしょうが、メールもコミュニケーションルールとマナーに則って書けば大丈夫です。

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