1. 取引先へ折り返し電話する際のマナー

取引先へ折り返し電話する際のマナー


取引先からの連絡を知った時の対応

 まず、取引先からの連絡を知るタイミングも様々。


・別の社員が電話を取り伝言メモを残していた

・自分の携帯電話に不在着信が残っていた

・自分の携帯電話に伝言メッセージが添えられていた


 などが挙げられます。


 色々な理由があるにせよ、一旦こちらの都合で電話に出られなかった連絡。引き継ぎミスや確認ミスがないように「いつ、誰から、どんな内容」の電話が入っていたのか。それを出来る限り把握しておくのが、折り返し電話をする時のマナーです。すべて把握する事が難しい場合でも、以前のやり取りから予想しておけば、予め必要な情報や資料を用意することもできます。折り返しの電話をかけておきながら「探すのでちょっと待って下さい」と取引先を待たせたり、伝言で伝えていた事を知らずに、聞き直すことのないようにしておくのが大切です。

電話をかける時に思い出してほしいこと

 そして、電話をかける時に思い出して欲しいマナーは時間です。


・お昼休みをとっているであろう時間帯(12~13時)

・就業開始直後や終了間際の時間帯(9~11時、17~18時)


 などは、取引先の相手が不在だったり忙しい時間帯だったりする可能性も。


 普段、落ち着いて電話をかける時は意識しているはずですが、折り返し電話をしなければと、慌てている時は見落としがちです。電話の内容によっては、ゆっくり時間を取りたいにも関わらず、タイミングが悪く簡単に終わらせてしまうようでは、チャンスを逃す場合もあります。


 良かれと思って、すぐに電話を掛けたはずがマナーが悪い印象に受け取られては もったいないです。しっかりと覚えておきましょう。また、そんな思いから忘れがちなのが、電話をかける環境です。雑音が多い駅のホームや人混み。BGMが騒がしいビルの中などでは、いくら迅速な折り返し電話といえど、マナーとしては配慮が欠ける行為。落ち着いた場所で、何度も聞き返すやり取りが生じない環境から電話をかけるのも忘れてはいけません。

電話をかけている時に意識してほしいこと

 続いて、折り返しの電話でスマートなマナーを印象付けるのが、相手への配慮です。 当然ながら、不在の謝罪から始まる電話。 こちらも手際よく準備をして、会話を進めていきたいと思う所。 とは言え、取引先の相手側にとっては突発的な折り返し電話になります。 


 資料やデータを見ながらの話し合いなどでは、こちら側から一言 「よろしければ待っておりますので、準備なさいますか?」 と声をかけるのが、相手への配慮を考えた親切なフレーズです。 待たせてしまったと慌ててしまいがちですが、余裕をもった心遣いは忘れずに覚えておきましょう。

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