1. 会社訪問時の受付で気をつけるべきマナー

会社訪問時の受付で気をつけるべきマナー


 営業マンが契約をとれるかどうかは、商談中の話し方などもそうですが訪問時の受付での対応も大事になってきます。クライアントの会社に到着した時から、営業は始まっていると言って良いでしょう。


 ですが実際、どこに気を配って良いのか分からないという人も多いと思います。ここでは、会社訪問時のマナーについて紹介していきたいと思います。

まずは準備から

 営業などで顧客の会社など相手先に訪問する際にはまずは準備からしていかなくてはなりません。当然ですよね。まずは持ち物から。相手先の担当者の人に会うためにも必要ですが、実は会社の訪問時に受付でも忘れてはいけないのは名刺です。出さなくても良い場合も多いですが、来客者用の名札などを用意している企業などではそこに来客者の名刺を入れる運用をしている場合もあります。いずれにしろ名刺は大事ですので忘れずに持っていきましょう。


 また身だしなみも大事です。受付はもちろんまず会社を訪問する際に最初に通る第一関門でもあるわけですし、あなたは自社を代表して来ているわけです。受付の人であってもあなたを通して会社を見る事になりますので、身だしなみは大事です。ある意味、身だしなみはマナーの基本の部分もあるからです。事前に駅などの洗面所に立ち寄りネクタイやお化粧の具合を確かめるのも大事です。また手帳やスマートフォンのスケジューラなどで、訪問先の日時や時間、担当の方の部署や名前もしっかり確認しておきましょう。


 あまり無い事だとは思いますが、普段の業務などが忙しいと、自分でもびっくりするくらい日時や時間を取り違えている事があります。事前の確認電話やメールをする事と合わせて、現地に着く前にももう一度手元で確認しておきましょう。特に同じ会社内で建物やフロアが多かったり、相手先の担当者が拠点間を移動するタイプの人であれば、どこの建物で打ち合わせなどを実行するのかの確認は大事です。

いよいよ受付での対応

 まず携帯電話をマナーモードにするか、必要に応じて電源を切ります。コートを着ている場合などは入口の外で脱いで手にかけるように持ちます。5分ほど余裕を持って現地に入ります。受付のブースに人が常駐している場合などでは、手前で立ち止まって軽く礼をし、「こんにちは株式会社○○○の△△です。××時からのお約束で□□部署の▲▲様にご面会に上がりました。」などと自社の名前と自分の名前、約束の時間、相手先の担当者の部署と名前を受付の人に伝えます。


 受付の方が確認等して無事通していただけるようでしたら、指示に従って中に入ります。入る時も受付の方に軽く礼を忘れないようにしましょう。受付にインターフォンなどが置いてある場合は、担当の部署宛ての番号を確かめて同じように述べます。対応していただける方が中から出てくるまで基本は立って待ちましょう。当たり前ですが受付の方も訪問先の会社の方です。礼儀やマナーに差を付けずにしっかりと丁寧に対応します。受付からすでに会社同士の真剣勝負が始まっているといった意気込みで臨みましょう。

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