1. 会社に電話をかける際に知っておくべきマナー

会社に電話をかける際に知っておくべきマナー


 電話は相手の顔が見えないので細心の注意を払いビジネスマナーが瞬時に分かってしまう仕事です。基本、突然電話が鳴るので相手の気持ちを考える事です。「挨拶、時間帯を業種毎に分けているか?趣旨説明が簡潔か?」「相手の電話内容を理解し繰り返し聞いていないか?」など電話で「どういう会社」かがすぐに分かってしまいます。確実に出来れば移動時間を要さない電話はコスト削減や相手に好印象を抱いかせ、二回目以降の電話のやりとりも円滑に進むので、仕事に欠く事の出来ない電話業務はしっかり学ぶべきです。

電話をかける前に

 予め失礼でない時間を設定します。「こんな時間になんの電話だ?」と思われたら、その段階でどんな流暢な言葉で話しても聞いてくれないものです。そのため主旨はメモをとってまとめて置くようにしましょう。会社の電話は会社の通信費ですので、長電話厳禁です。また主旨の伝達が不明瞭では電話をかける資格がありません。


 自分も「何を伝えたかったのか?」「何回同じ言葉を連呼したか?」と話し終えてから考えていては後の祭りです。 相手の趣旨を理解する為メモはしっかり取る準備をして下さい。

挨拶はしっかりとするのがマナー

 午前11:00迄は「おはようございます○○会社、担当○○です...」11:00以降は「いつもお世話になっております○○会社、担当○○です...」と挨拶するのが基本です。受付や電話交換者が電話に出た場合もそうで実際担当者に繋いで頂いたら当然同じ挨拶です。


 日本には四季が有ります。天候の話でまず和むことも大切です。暑い時、寒い時は体調を気遣い「お身体ご自愛下さいませ」や年末年始も「今年はいろいろお世話れなりました...」年明け「おめでとうございます」という日本人として日本の四季の挨拶を入れるのは常識です。


 今の電話はとても性能が良いので自分では普通の声の音量でも大声は相手にとって聞き取りにくい騒音になります。仲間で練習し合って下さい。

個人のお客様は会社にかけるより大変です

 挨拶は当然、非通知は論外です。今は電話による詐欺事件やお年寄りの一人暮らしで在宅でも電話に出ないもの。「非通知設定」「フリーダイヤル拒否設定」「電話帳登録以外拒否」「すぐに留守番電話設定」「振り込み詐欺防止のアナウンスで身元を入れてから着信音」等があります。もう固定電話も廃止されている方も多く見受けられるため、「居る、居ない」は別としてしっかりと簡潔に「いつ、誰に、どのような内容で」電話をしたか把握して置くべきでしょう。


 それをしないと着信履歴にから登録後、拒否設定されます。「良いもの」「良いサービス」を伝える為だったのにこういうところで損をしてしまいます。 また、平日の時間帯、土日の時間帯を3ブロックに分けて時間帯別電話スケージュールを作ってかける方が効率的です。


 9:00~12:00、12:00~15:00、15:00~19:00と土曜なら20:00迄ならOKでしょう。どの曜日のどのブロックに不在、在宅が見えてきます。 会社ではないのでいつ在宅しているか?ランダムにかけても繋がらないのであれば、費用はかかるで効率が悪過ぎます。工夫して安心感を伝えて個人のお客様にはかけることです。


 電話は顔が見えないので丁寧位が丁度良いです。簡潔に聞きやすく趣旨をまとめ挨拶をしっかりし好印象且つ相手が受話器を置いたのを聞いて終える事です。それが出来れば多くのお客様開拓の前進となることでしょう。

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