1. 退職を決めた営業マンが引き継ぎを円滑に進めていくポイント

退職を決めた営業マンが引き継ぎを円滑に進めていくポイント


 退職を決意した営業が最後に行う大きな仕事として、後任への引き継ぎがあります。引き継ぎは、企業にとっても今後の業績をそのまま維持できるか、クライアントの信頼を落として失墜してしまうかのターニングポイントになると言ってもよいほど責任ある業務です。ここでは営業が担当していたクライアントや業務内容を的確に引き継ぐために、どのような点に注意したらよいのかを考えてみましょう。

退職までの引き継ぎプランを立てる

 営業は時間とタイミングが仕事に直結しているので、常に忙しくなかなかまとまった時間を取ることができない職種でもあります。だからこそ、退職が決定した後は引き継ぎまでのスケジュールを立てることが重要です。目安として退職日の1週間前までには、引き継ぎが完了できるようにするのが理想的です。自分と後任者の空いている時間帯があればとにかく引き継ぎの時間に充てるようにお願いし、時間を確保する事が先決でしょう。

引き継ぎマニュアルと資料作成は見やすさ第一で

 大量の資料や引き継ぎマニュアルを作成してもわかりづらければ役に立たちません。作成する際には要点と情報を整理し簡潔な引き継ぎ資料にしましょう。例えば、クライアントごとに引き継ぎ資料を作成するなら、最低でも以下のような情報を要点としてまとめておくと良いです。


・クライアントの所在地や担当者の連絡先などの概要 

・過去の受発注履歴や入金などの取引履歴 

・イレギュラー対応や今後の取引予定 

・補足情報


 クライアントごとに管理すると、見出しだけでも何の引き継ぎ資料なのかが明確になり閲覧しやすくなります。引き継ぎ資料は書面に残してファイリング+共有のデータフォルダで保存と2通り作成しておくと後々変更があった場合にも編集することができるので、後任者にとっても非常に便利です。

時間がないなら優先順位を!口頭での引き継ぎ

 後任者が営業なら仕事の進め方に関しては理解できているはずなので、引き継ぎマニュアルがあれば大体の事は把握できるでしょう。口頭で引き継ぐ際に重要なのは、担当していたクライアントや案件の位置づけ、企業にとっての優先順位といった部分です。特に進行中の案件の場合は進捗具合を確認し、次にやらなくてはならない業務の説明が必要です。


 また、過去に起きたクライアントとのトラブルや問題などについてはできる限り洗い出して引き継ぐことも今後のトラブル回避のために重要です。どうしても引き継ぎに時間が取れない場合は、最優先案件やトラブルといった重要項目から引き継ぐように順位をつけておきましょう。

引き継ぎには社内の人脈も頼りにしよう

 営業の仕事は一人ではなくチームワークで動いていますから、退職をして引き継ぎ作業をする際には、社内各部署の人脈を頼ることも大切です。退職の挨拶と後任の紹介を行うことで、各部署で案件に関わっていた人も「次はこの人が後任」と認識することができます。また後任の営業も、関係各所に新しい人脈ができ「この問題があった場合はこの人に相談する」というような依頼先が把握できます。これにより社内のチームワークもスムーズに引き継ぎが行えるようになります。

最後にクライアントへ挨拶まわり

 お世話になったクライアントには必ず後任者と一緒に挨拶まわりに行きましょう。その際、退職理由や次の転職先などは言わずに、感謝の気持ちを表す挨拶をしましょう。また後任の紹介は「今後の担当は○○です、自分以上に気の利く人間なので」というようにクライアントを安心させる一言を添えると今後の関係性も円滑に運ぶはずです。


 退職を決めたその日から、営業の最後の大仕事である引き継ぎが始まります。円滑に退職するためにも、引き継ぎ業務が問題なく行えるように様々な点に注意して遂行するようにしたいですね。

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