1. 会社への郵便で気をつけておきたいマナー

会社への郵便で気をつけておきたいマナー


 ビジネスにおいてEメールが連絡ツールとなりつつある現在でも、取引企業やクライアントの会社宛にカタログや契約書等の書類を郵送する機会は必ずあるものです。 会社宛に何かを郵送するというアクションは、一見簡単そうですがビジネスマナーの基本が問われる場面でもあります。 郵送の際に知っておきたい基本マナーを、ここではしっかりと確認していきましょう。

封筒に記載される情報は何よりも大切

 ビジネスマナーはもちろん大切ですが、どんなにマナー通りに記載されていても、郵送する会社の住所や部署名などが間違っていたり、存在しない人物宛になっていては全く意味がありません。郵送先の郵便番号、住所、会社名は最低限誤りがないよう確認しましょう。会社や部署宛に郵送する場合には○○会社御中、もしくは○○会社××部御中と加え、指定の個人宛に郵送する場合は○○会社××部△△様とするのが、一般的な宛名書きのマナーです。


 御中と様を二重で使用してしまうのは誤りですので気をつけておきましょう。 万が一宛先不明で郵便物が戻ってきてしまった場合の事も考え、送り元(自分)の部署名や名前も記載されているかチェックしておく事が大切です。

郵送する書類とカバーレター

 何かのご案内のようなダイレクトメールを会社に郵送するのであれば折りたたんだ上で郵送ができますが、取引に必要な見積書や契約書の場合そうはいきません。だいたいがA4サイズの書類となりますから、そのサイズに合わせた封筒にて郵送するのが礼儀です。折り曲げることはしないようにしましょう。


 重要な書類であればクリアファイルにはさんだり、見積書や契約書専用の厚紙ファイルに入れて送るのもマナーの一つです。その際、忘れてはならないのがカバーレター(添え状)です。カバーレターはおそらく社内共通のテンプレートなどが用意されていることが多いはずです。基本的には以下のような項目が記載されています。


・郵送日時

・何が同封されているのか

・送り先

・送り元とその連絡先 

・簡単なあいさつ文


 特にテンプレートが無い場合でもインターネットからダウンロードできたり、ワードの定型テンプレートにも用意されているので活用してみるのも良いですね。

定形外?重量?料金の確認を

 郵送物によっては封筒が定型外のサイズであったり、カタログなどの重量があるものについては郵送料金が変わるものもあります。郵送物の中身も大丈夫、宛名をしっかり記載されている、封筒の封をしっかり締めたら最後の郵送料金の確認です。速達の場合も追加料金もかかりますので不明な事があれば郵便局に確認してもらうのが確実かもしれません。


 会社宛に何かを郵送をするマナーとして、何が含まれているのかを封筒に記しておくのも受け取り手にとってはすぐに確認できるため嬉しい気遣いとなります。例えば「請求書在中」や「重要」などと記載されていると一目で何が入っているのか、緊急なのかということがすぐにわかります。郵送についてのビジネスマナーは知っておいて損はありません。受け取り手の気持ちに立って送るように行動してみると、自然に身に付くビジネスマナーでもあります。

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