1. 会社宛のメールにファイルを添付する時に気をつけたい3つのこと

会社宛のメールにファイルを添付する時に気をつけたい3つのこと

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 社内・社外問わずビジネスシーンにはメールのやり取りというものが不可欠です。普段からメールのやり取りをしていると思いますが、ファイルを添付して送るときに気をつけていることはありますか?


 特に気をつけることもなくなんとなく送ってしまいがちですが、ファイル添付時にも気をつけなければいけないことがあります。ここではその3つのポイントを紹介します。

添付ファイルのサイズに気をつけて!

 メールには、比較的大きなサイズのファイルも添付することは可能です。しかし、あまり大きすぎてもメールを送る速度が落ちてしまったり、先方がダウンロードする際に時間がかかってしまうことがあるので、大きすぎるのはおすすめしません。


 一般的に、添付ファイルのサイズは2MGがマナーだと言われています。このサイズが送信の際もダウンロードの際も、無理の無い最大の大きさだからです。あまり知られていないことなので、気をつけるようにしましょう。

きちんと明記する

 大量のメールを処理していると、添付ファイルのあるメールに気付かず読み流してしまうことがあります。そのような危険を回避するために、件名・文末には必ず、ファイルが添付してある旨を明記しましょう。


 その時に、何のファイルを添付したのかを詳細に記述した方が、相手にとっても有益なので心がけるようにしましょう。

添付ファイルの名前に注意

 例えば会議の議事録を添付して送る時、「会議議事録.docx」という風に送ってしまうと、先方がダウンロードして見る際に、いつ行われた何の会議なのかということがさっぱり分からず、整理する際にとても手間がかかってしまいます。 

 そのような手間を減らすために、ファイル名も出来るだけ簡潔にかつ詳細に、これは一体何のファイルなのかを相手に分かりやすいように名前をつけるということを意識しましょう。


 以上、とても細かいことですがビジネスシーンにはとても重要なことです。必要な知識として、覚えておくとどこかできっと役に立つはずです。





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