電話を取った時に担当の社員が不在だった場合、あなたはどう受け答えしていますか？

　その場しのぎの受け答えでは相手先に失礼ですし、おろおろしてしまっていては不信感さえ与える可能性があります。ここでは、担当者不在時の電話対応における正しい受け答えマナーについてご紹介します。

「申し訳ございません。〇〇はあいにく〜。」

　まず先方の名指し人が不在の時は、「申し訳ございません」という謝罪の言葉から入りましょう。相手も貴重な時間を使ってかけてきてくれているので、まずは謝罪をすべきです。

　その後、不在の理由を伝えましょう。ここで注意しなければいけないのは、マナーとして「〇〇はあいにく〜」という言葉を使うこと、「ただいま〇〇は取り込み中でして〜。」という言葉を使わないことです。「取り込み中」というのは相手にとって失礼な言葉遣いにあたるので、つい使ってしまいがちな言葉ですが使わないように気をつけましょう。

メモを取るポイント

　当たり前ですが、電話対応中は必ずメモを取りましょう。特に不在時の時は、間違えの無いように最低限聞いておくべきポイントがいくつかあります。

　それは「先方の社名・氏名、名指し人の部署・氏名、用件、折り返しの電話をした方がいいか否か、先方の連絡先」の４点です。後ほど不在電話の旨を伝えるときに情報の漏れが無いように、この４点は必ず聞くようにしましょう。

電話を切るとき

　用件を聞き終わって、電話を切るときにも伝えるべき情報があります。それは、この電話を対応したのが誰なのかということです。

　不在時には、担当者の代わりに誰が電話を取ったかということが後で大切になる場合があるので、電話を切る際に「お電話ありがとうございました。〇〇が承りました。」と自分の名前を名乗るようにしてください。

　以上が担当者不在時の電話対応における最低限のマナーです。電話一本で会社の評判も変わってしまう事があるので、気をつけるようにしましょう。