1. アポをキャンセルするときに営業マンが注意すべき4つのこと

アポをキャンセルするときに営業マンが注意すべき4つのこと

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 営業マンなら、せっかく獲得したアポは必ず行きたいものだ。

 しかし、重大なトラブルにより、営業マンからアポをキャンセルする場合もありえる。

  営業マンからのアポキャンセルは、相手の気分を害さないようにしたい。

 今回は、アポをキャンセルするときに覚えておきたい、4つの注意点を紹介したい。

アポキャンセルの鉄則①アポのキャンセルは素早く判断

早めのキャンセル判断はアポ先と自分のため

 当日の時間変更ができるかもしれない、なんとかなるかもしれないなどと、アポのキャンセルを回避するために考えてしまいがち。

 しかし、明らかに訪問することができない場合は、ただの先延ばしとなってしまう。

 社内のトラブルや交通機関の影響など、アポのキャンセルが避けられないと判断したら、速やかにクライアントに伝えるのが大切だ。

 妥協案として根拠がない「本日中に一度伺います」「明日には解決できます」といった発言も要注意。

 どうにかキャンセルを回避したいという意識から、間に合う根拠もなく次の約束をしては、変更を招く恐れがある。

 アポイント先と自分のためにも、キャンセルの判断は早めにしよう。

アポキャンセルの鉄則②アポ先への謝罪は自分の声で 

キャンセルの連絡は、必ずアポ先へ電話する

 クライアントへのアポキャンセルの連絡は電話で行う。

 もし、どうしても電話が難しい場合は、メールでの報告も可能だが「取り急ぎ報告まで。また、こちらから連絡させて頂きます」という一文を加え、後から電話をかけるのがマナー。

 アポのキャンセルは、キャンセルする側にも深い事情があるとは言え、相手が時間を作って待っているもの。

 一番伝えたいのは誠意ある謝罪の言葉だ。

 メールでも謝罪の言葉を添えるが、あくまでも事務的な連絡の扱い。

 謝罪は電話を使って、自分の言葉で伝えるのが大切だ。

アポキャンセルの鉄則③キャンセル理由は相手への配慮を最優先に

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アポ先が納得できるキャンセル理由をいうことが配慮

 キャンセルする理由については柔軟な配慮も求められる。

 たとえ正直に「前の訪問先が長引いてしまい」「寝坊しました」と伝えても、相手が納得するのは難しいだろう。

 そのため、相手方によっては理由を述べる必要もないケースもある。

 最優先すべきはアポイント先への配慮だということを忘れずに、相手に不快な思いをさせないように心がけよう。

 正直であることが、キャンセルを伝える上では誠意といえない場合もあることを覚えておきたい。



アポキャンセルの鉄則④アポ先への謝罪と感謝の言葉は忘れずに

謝罪だけじゃない!アポ先への感謝を忘れずに

 アポイントのキャンセルで見落としがちなのが、相手の返事に対しての感謝の言葉を伝えることだ。

 「わかりました」というアポイント先からの返事は、謝罪に対しての許しの言葉。

 こちらの都合でキャンセルしたのだから、許しに対して感謝の言葉をセットで添えることがマナーだ。

 もちろん、次回のアポの際にも前回のキャンセルについてお詫びと感謝の言葉を伝えるのも忘れないようにしよう。


 時にアポのキャンセルは不可抗力により、自分が原因でなくても起きてしまう。

 憤りや焦りなどさまざまな感情になるが、アポのキャンセルという事態こそ本当の「営業マンの腕の見せ所」となるだろう。

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