1. 営業マンがアポをキャンセルする時に注意する事4つのこと

営業マンがアポをキャンセルする時に注意する事4つのこと

 営業マンの腕の見せ所、アポイントメントの獲得。 とは言え、せっかくアポにこぎ着けても重大なトラブルにより 営業マンからアポをキャンセルする場合も。 最大の失態とも言える、営業マンからのアポキャンセルですが、 だからこそ、クライアントに見放されないよう注意するポイントがあります。 今回は、ぜひ覚えておきたい4つの注意点をご紹介します。

最終決断のキャンセルは明確な判断を


 当日の時間変更ができないか?なんとかなるかもしれない…と、アポのキャンセルを回避するため、試行錯誤に陥ってしまいがち。ですが、明らかに訪問することができない場合なら、ただの逃げで終わってしまい、時間だけがすぎる結果となってしまいます。社内のトラブル、交通機関の影響、身内の不幸などアポのキャンセルという結果になる場合は、明確な判断を下し、速やかにクライアントに伝えるのが大切です。同じく、妥協案として根拠がない「本日中に一度伺います」「明日には解決できます」といった発言も要注意。どうにかキャンセルを回避したいという意識から、あいまいな次の約束をしては、また二転三転と変更を招く恐れがあります。

相手への謝罪は自分の言葉で 



 クライアントへのアポキャンセルの連絡は電話で行いましょう。もし、どうしても電話が難しい場合は、メールでの報告も可能ですが、「取り急ぎ報告まで。また、こちらから連絡させて頂きます」という一文を加え、後から電話をかけるのがマナーです。アポのキャンセルは、深い事情があるとは言え、相手も時間を作って待っているもの。何よりも伝えたいのは謝罪の言葉です。メールでも謝罪の言葉添えますが、あくまでも連絡の扱い。謝罪は電話を使って、自分の言葉で伝えるのが大切です。

理由や内容は相手への配慮を最優先に

 また、キャンセルする理由については臨機応変さも求められます。例え真実だとしても「前の訪問先が長引いてしまい」「寝坊しました」など誠意を持って伝えたとしても、相手は良い気分で納得するのは難しいでしょう。そのため、場合によっては理由を述べる必要もない事や、丁寧な説明をする事もあります。まずは相手の配慮を再優先に、最低限不快な思いをさせないよう心がけるのが大切です。正しい理由を必ず伝える事が、キャンセルを伝える上での誠意とは言えない場合もある事を、覚えておきましょう。

謝罪と感謝の言葉は忘れずに

 そして、大切な謝罪の中で見落としがちなのが、相手の返事に対しての感謝の言葉です。「わかりました」というクライアントからの返事は、謝罪に対しての許しの言葉。こちらの都合でキャンセルしたのですから、許しに対して感謝の言葉を添えるのがセットです。もちろん、次回のアポの際にも前回のキャンセルについてお詫びと感謝の言葉を伝えるのも忘れないようにしましょう。

最後に

 時にアポのキャンセルは不可抗力により、自分が原因でなくても起きてしまいます。憤りや落ち込み、そして焦りなど様々な感情が芽生えますが、こんなトラブル対応こそ、本当の「営業マンの腕の見せ所」となることでしょう。




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