1. アポをキャンセルするときに営業マンが注意すべき4つのこと

アポをキャンセルするときに営業マンが注意すべき4つのこと

アポをキャンセルするときに営業マンが注意すべき4つのこと 1番目の画像

 営業マンなら、せっかく獲得したアポはできる限り行きたいもの。

 しかし、重大なトラブルにより、営業マンからアポをキャンセルする場合もありえる。営業マンからのアポのキャンセルは、相手の気分を害さないように注意したい。

 今回は、アポをキャンセルするときに注意したい4つのポイントを紹介したい。

アポキャンセルが避けられないときの4つのポイント

最初にアポキャンセルをするときに注意すべき4つのポイントを確認しよう!

アポキャンセルの鉄則4つ

  • アポキャンセルの鉄則①アポのキャンセルは素早く判断
  • アポキャンセルの鉄則②アポ先への謝罪は自分の声で
  • アポキャンセルの鉄則③キャンセル理由は相手への配慮を最優先に
  • アポキャンセルの鉄則④アポ先への謝罪と感謝の言葉を忘れずに


アポキャンセルの鉄則①アポのキャンセルは素早く判断

早めのキャンセル判断はアポイントをする相手方と自分のため

 約束の時間にはアポイント先に行けないが、当日でも相談すれば時間変更ができるかもしれないと考えてしまうことは禁物だ。

 訪問することが確実でないのに再度約束してしまうと、約束を守れなかった際に余計に信頼を失うリスクが大きくなってしまう。

 社内のトラブルや交通機関の影響など、当初の約束したアポのキャンセルが避けられない場合は、速やかに相手に伝えることが大切だ。

 根拠がない「本日中に一度伺います」「明日には解決できます」といった発言も要注意だ。

 どうにかキャンセルを回避したいという意識から、間に合う根拠もなく次の約束をしては、変更が重なる恐れがある。

 アポイント先と自分のためにも、キャンセルの判断は少しでも早めに行うことを心がけよう。

アポキャンセルの鉄則②アポ先への謝罪は自分の声で 

キャンセルの連絡は、必ずアポ先へ電話する

 相手先への当日のアポキャンセルの連絡は電話で行うようにしよう。

 もし、どうしても電話が難しい場合は、メールでの報告も可能だが「取り急ぎ報告まで。また、こちらから連絡させて頂きます」という一文をメール本文に加えよう。

 メールを送ったら、時間を変え後から電話をかけ直すことがマナーだ。

 アポのキャンセルは、キャンセルする側にもやむをえない事情があるとは言え、相手が時間を作って待っているもの。

 一番伝えたいのは、自分の言葉での誠意ある謝罪である。メールでの謝罪は、あくまでも電話がつながらない際の補助的な手段と考えよう。謝罪は後からでも電話を使い、直接伝えることが大切だ。


アポキャンセルの鉄則③キャンセル理由は相手への配慮を最優先に

アポをキャンセルするときに営業マンが注意すべき4つのこと 2番目の画像

アポ先が納得できるキャンセル理由をいうことが配慮

 キャンセルする理由については、受け取る相手がどう思うかという柔軟な配慮も求められる。

 たとえ正直に「前の訪問先が長引いてしまい」「寝坊しました」と伝えても、相手が納得するのは難しいだろう。

 そのため、相手方によっては理由を述べる必要もないケースもある。最優先すべきはアポイント先への配慮だということを忘れずに、相手に不快な思いをさせないように心がけよう。

 正直であることが、キャンセルを伝える上では誠意といえない場合もあることを覚えておきたい。


アポキャンセルの鉄則④アポ先への謝罪と感謝の言葉は忘れずに

謝罪だけじゃない!アポ先への感謝を忘れずに

 アポイントのキャンセルで見落としがちなのが、相手の返事に対しての感謝の言葉を伝えること。

 「わかりました」というアポイント先からの返事は、謝罪に対して了承してもらえた言葉。こちらの都合でキャンセルしたのだから、了承には感謝の言葉をセットで添えるようにしよう。

 もちろん、次回のアポの際にも前回のキャンセルについてお詫びと感謝の言葉を伝えることを忘れないようにしてほしい。


 交通機関や天候などの不可抗力により、アポの当日キャンセルにつながってしまうことも起こりえる。

 急なキャンセルをしなくてはいけないと思うと焦るかもしれないが、アポのキャンセルという不足の事態への対応こそ本当の「営業マンの腕の見せ所」となるだろう。

 本稿を参考に、万一の事態にも焦らずキャンセルを相手方に伝えてほしい。

U-NOTEをフォローしておすすめ記事を購読しよう
この記事を報告する