1. 上司コミュニケーション、最強の報告・連絡・相談で上司とのコミュニケーションを劇的に変える4つのヒント

上司コミュニケーション、最強の報告・連絡・相談で上司とのコミュニケーションを劇的に変える4つのヒント


 

 ビジネスパーソンの間では、報告・連絡・相談の頭文字をとって報連相(ほうれんそう)といったりしますが上司とのコミュニケーションで最も差が出てしまうのがこの報告・連絡・相談です。今回はその報連相(ほうれんそう)で上司に頼りにされるヒントを紹介します。

1.何にでも“型”がある。

 野球やテニス、空手など何事にも“型”というものがあります。ビジネスにおいてもそれは同じです。ビジネスの“型”は、いわゆるビジネスマナーです。ビジネスマナーはビジネスにおいて最も通用するであろう平均的な型を集めたものなのです。それは上司とのコミュニケーション(報告・連絡・相談)においても勿論該当します。まずはビジネスマナーの報告・連絡・相談の仕方を一通り体に通しておくこと(確認しておくこと)が重要になります。


2.上司の前にノーガードで立つな

 

 上司の前に無防備で立って予期せぬ問いや質問、伝え方などで上司にボコボコにされてしまう方をよく見ます。特に「上司の前では緊張したり焦ってしまって自分の思うように話せない。」という人はこの様な事態に陥りやすいので注意が必要です。緊張と焦りを緩和する方法は“準備”しかありません。事前に準備をして上司の前に立つようにしましょう。


 例えばメモ帳の活用です。無地(あるいは罫線のみ=使用していない)のメモ帳をもって行くのもよいですが、ここは、一工夫して準備を施しておきましょう。例えば予め要点を纏めた報告シートや相談シートを作成し、メモ帳にシートを転記しておくのはどうでしょうか。メモ帳の表からは報告シート、裏からは相談シート、真ん中は無地(または罫線)で本来のメモの役目に活用するのです。いつ、誰が、どこで、何をといったような必要項目を書いておいて報告や相談が発生する都度、項目に必要事項を埋めて上司の前に立つ前に整理しておくのです。


 相談の場合はそれに加え、相談内容を自分なりに考えた結論とその結論に至った理由を書いて、報告の順番もメモ帳に反映させておくと更に良いでしょう(結論が先になるように)そうすると、報告項目の報告漏れを防ぎますし、言い方のコミュニケーション(結論を先に言うなど)を間違え上司から指摘されることもなくなりますし、上司の前に立っても準備で緊張を緩和させることができます。


3.振り返りで次に活かす

 メモ帳は準備にも活用できますが、報連相の振り返りにも大変重要な役割を発揮します。上司とのコミュニケーションが苦手な方は、報告・連絡・相談などはその時限りのことと思い込んで対処してしまいがちですが、一連のコミュニケーションなのでそう簡単ではありません。報連相(ほうれんそう)を行うことで型にあたりをつけ、それを基に更に仕上げた最適なフォームを構築していくわけです。つまり、上司や自分の報連相の癖を確認しておき、次の報連相へと活かしていくのです。その為にメモ帳は最適なツールです。


 報連相を行った後に自分が上手く言えた点や足りなかった点、報連相を行う上で上司からリクエストされたような事は、すぐさまメモに記載して次に活かすようにしましょう。(その為には2で紹介した報告シート、相談シートに振り返りを記入する欄も作っておくと良いかもしれません)そうする事で、自分の癖や考慮しなくてはいけない弱点が整理され改善へとつながります。報連相の改善は、上司に仕事以上のインパクトを与えますし、なによりコミュニケーションがスムーズになると仕事もスムーズに行えるようになります。


4.始まりと終わりに注意

 報連相は始まりと終わりが肝心です。上司の前に立ち、唐突に報連相を始めるのではなく「いま宜しいですか」と断り、上司の都合を確認し話をし始めましょう。また終わってしまうと「それが上司の仕事だろう」と言わんばかりに何も告げずにその場を立ち去る人がいますが、重要な案件ほど感謝の気持と自分自身がどう役に立ったかを簡潔に述べるようにすると上司もコミュニケーションが取りやすいものです。




U-NOTEをフォローしておすすめ記事を購読しよう
この記事を報告する