1. 「基本はフォルダを減らすこと!」- PC内のデータを整理を効率良く行う3つの方法

「基本はフォルダを減らすこと!」- PC内のデータを整理を効率良く行う3つの方法


 2013年も残りわずかとなり新年に向けての準備も少しずつ始めている人も増えてきたのではないだろうか。細かい作業やデスク周りなどの整理も行い、やり残したことは何も無いまま新年を迎えたいところ。


 だが、英会話教室を運営する「GABA」の調査によると、やり残したことの1位は「PCのデータの整理」となっており自分の仕事道具であるPCが一番整理できていないのだ。そこでPCデータの整理を行う上でのポイントを紹介していこうと思う。

1.ファイル名は「日付+ファイルの種類」で統一する

 PCデータが整理できない人の多くは、特にファイル名などを考えずに次から次へとファイルを保存してしまうため自分でもどこに保存したか分からなくなってしまう。そうなってしまわないためにファイル名は「日付+ファイルの種類」で統一した方が良いだろう。


 例えば、7月22日のプレゼンに使う資料を保存するならば「20130722_プレゼン資料」というようにすれば良い。そうすれば検索もしやすく、またフォルダ内のファイルが日付順に並ぶためゴチャゴチャすることもなくなる。

2.「削除候補」フォルダを作っておく

 パソコンで資料の作成を行っていると、資料が完成するまでに保存をかけてしまうため幾つかのバージョンのファイルが出来てしまいファイルの量が増えていく。また、そういったファイルを捨てずにいつまでも所持しているためPCデータが増えていき、手がつけられなくなってしまう。


 そういった人はファイルをゴミ箱に入れる前の「削除候補」フォルダを作っておくと良いかもしれない。「削除候補」フォルダを作っておき一度確認してから捨てるようにすれば、「もしかしたら使うかもしれない…」という思いからファイルを捨てられなかったという人も少しはデータ処理が行いやすくなるし、ファイルもスッキリすると思う。

3.フォルダを増やし過ぎない

 PC内のデータを整理する上で大切なのはフォルダを作り、そこから用途別などでファイルを振り分けていくことだと考えている人は意外と多くいる。しかし、PC整理の基本はその逆で、フォルダを増やし過ぎないことだ。例えば、デスク周りの整理をするためにたくさんのクリアファイルを購入し、用途事に資料を分ければ一見キレイに片付いたように思うが、実は必要な資料がどこにあるのかが分からなくなってしまう。PCのフォルダも同じで、増やし過ぎてしまうと逆にファイルの管理ができなくなってしまうという状況に陥る。


 フォルダを増やすことで整理を行うのではなく、ファイルを捨てる、保存方法を変えるといった方法から行っていくべきなのではないだろうか。新年から気持ちよく仕事ができるように残りの営業日でPC内のデータ整理を行っていてはいかがだろうか。

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