1. 最強プレゼンマスター3名が伝授する、プレゼンの「資料・構成・話し方」の極意

最強プレゼンマスター3名が伝授する、プレゼンの「資料・構成・話し方」の極意

最強プレゼンマスター3人が伝授!! プレゼンの構成、作成、話し方の奥義

 多くのビジネスマンは日々プレゼンをする機会があるだろう。より多くの人の心を突き動かすようなプレゼンをしたいとは思うものの、なかなか思うようにプレゼンが出来ないという悩みを抱えている人もいるはずだ。


 11月21日(木)プラス株式会社ジョインテックスカンパニー主催の「最強プレゼンマスター3人が伝授!!プレゼンの構成、作成、話し方の奥義」と題するイベントが開催された。


 こちらのイベントは「ビジネスパーソンの生産性・スキル向上が、ワークスタイルの変革に繋がる」というビジョンに基づき、プレゼンを「構成・作成・話し方」の3つに切り分け、各トピックの極意をそれぞれのプレゼンマスターから学べるというものになっている。


 今回はこちらのイベントにお邪魔して、約2時間にわたる内容を余すことなくお伝えする。プレゼンを極めたいと考える人にとっては必見の内容となっているので、ぜひご覧いただきたい。

セッション1:資料作成において、7つのやること・やらないこと

 まずセッション1では、8年間重役向けのプレゼン資料の作成のプレゼンを実施し、ビジネススクール、企業などで800人以上にEXCEL・プレゼン・思考法などのオリジナルカリキュラムをレクチャーした経験を持つ植山周志氏がプレゼン資料作成の極意を語った。(植山氏のブログ「植山周志のぶっ飛びブログ」はこちら

 プレゼン資料には、聴衆の関心を集めるための「キーノート型」とメッセージを裏付ける根拠のグラフ・チャートを使用する「ビジネス型」の2つがあるが、ここでは「ビジネス型」のプレゼン資料の作り方について話された。


 まず、プレゼン資料のコンセプトは「Less is more」。余計なものを削ぎ落とし、とことんシンプルなプレゼン資料を目指すべきだろう。シンプルなプレゼン資料だと、「メッセージが聴衆の目に入りやすくなる」「余計な物がないと言いたいことが目立つ」「スライドを見て、すぐに分かる、伝わる」という効果があるため、自分の伝えたいメッセージが伝わりやすくなる。

スライドのフォーマットで意識すべきこと

 プレゼン資料のフォーマットは一番伝えたいことが上にあり、その根拠となるデータやグラフが真ん中で、一番下に脚注や出典などの情報があるものが良い。

 一番上の左側にページタイトルを入れ、次にキーメッセージ(本当に伝えたいこと)を入れるようにする。よく、一番伝えたいことを下に書く人がいるが、人は左上から目線が移動してくるため、結論は最初に書いた方が良い。


 また「1スライド1メッセージ」は、絶対に意識しておかなければいけないこと。もしも言いたいことが2つある場合は、シートを複数に分けるか、言いたいことを減らすかのどちらかを選択するべき。あと時々、1枚のスライドに言いたいことがないという声もよく聞くが、言いたいことが無いのであればそのスライドの存在意味をもう一度考え直した方が良いだろう。いらないと思ったら思い切って切り捨ててしまうべきだ。

  • 7つのやること・やらないこと
  • 1. 3D効果・影は付けない

     シンプルにするため、自分はやらないようにしていること。よく3D効果や影を付けた方がカッコいいと思っている人も多いと思うだろう。自分も前はカッコいいと思ってやっていたが、「影の存在意義は何ですか?」と言われ、その問いに答えられなかった時から必要ないものだと思ってやっていない。

     

    2. 四角、テキストなど位置、大きさを揃える

     図形を使う場合は絶対に位置や大きさは揃えた方が良いだろう。位置や大きさがバラバラだと、どこを見れば良いのかが分からなくなってしまうため、プレゼンを聴く気が起きにくくなってしまう。


    3. 角丸四角を使う場合の丸を統一

     角丸・四角を使う場合も、丸をしっかり統一するのを意識すること。この2つを見比べてみると分かると思うが、丸が統一されている方が見た目もスッキリしていて見やすいはずだ。


    4. グラフはシンプルに

     とにかくグラフもシンプルさを意識した方が良い。棒グラフと折れ線グラフが一緒になっているようなグラフは、何が言いたいのか分からない。また聴衆が考えなければいけなくなってしまう。グラフは、パッと見た時に何が言いたいか分かりやすくするために1つにした方が良い。


    5. アニメーションは使わない


     自分のプレゼン資料には、アニメーションを使わないようにしている。その理由は、プリントアウトやPDF化するとアニメーションがなくなってしまうため、資料が独り歩きしなくなったり、作成するのに時間がかかってしまうからでもある。また、アニメーションを使わないと分かりにくいスライドは、「そもそも分かりやすいなのか?」という考えもあって使わないようにしている。


    6. 色は1系統に統一

     資料で使用する色は、スライドの基調となる色を使うようにするとプロフェッショナルっぽくなる。また白・黒コピーの場合でも聴衆にも伝わりやすくするため、1系統に統一した方が良い。


    7. 必要な内容のみスライドに掲載


     プレゼン資料に調査結果を全て載せる必要はなく、必要な内容のみスライドに掲載した方が良い。そうすると「伝えたいことがより目立つ」「調査・分析データを全てスライドに掲載しなくて良い」「スライド全体ページ数を少なく、洗練した資料になる」といった効果がある。

    セッション2:ロジックで作り、パッションを被せるプレゼンの構成方法

     セッション2では、プラス(株)ジョインテックスカンパニー 執行役員ヴァイスプレジデントであり、グロービス経営大学院で講師を務める伊藤羊一氏が「プレゼン構成の極意」を語った。

     プレゼンとは相手を動かすために行うもの。人は、現状からあまり動きたくないのが普通であり、そうした聞き手を動かすためには資料も大事だが、それと同じくらい大事になるのが「ストーリー」。ここをしっかり押さえておくことで、プレゼンはとたんに説得力を増す。


     ストーリーはロジックで作り、パッションを被せることで出来上がる。


     では、ロジックとは一体何なのだろうか?ロジックとは、「~だから、~である」のつながりから出来上がっているもの。「雨が降りそう(根拠)」だから「傘を持って行こう(主張)」は良い例で、「〜だから、〜である」と読んでみて、意味が相手に伝われば、それはロジカルな表現ということになる。

    ロジックを組み合わせる

     例えば「禁煙しようよ!」という主張に対して、「止めないと肺が痛む」「止めれば臭くない」「禁煙セラピーでやめられる」という3つの根拠を持つ主張を順番に話していくことでストーリーが出来上がるのである。

    それで?何故?でチェック

     しかし、主張と根拠がしっかり繋がっていなければ聴いている側を動かすこと出来ない。だからこそ、「それで?」と「何故?」を使って論理が繋がっているかを確認する必要がある。それで違和感がなければ論理が繋がっているということになる。

    「主張で挟み込む」

     プレゼンの最後を根拠で締めくくると、聴いている側は「結局何が言いたかったんだっけ?」というイメージを抱いてしまう。そこで、プレゼンの最後に主張を持ってくることで、自分に言いたかったことが強調され、自分の伝えたいことが相手に伝わるようになる。根拠を主張で挟み込んであげると、メッセージ性の強いプレゼンが出来る。

    「例えば…」を入れる

     また自分の主張に対するイメージを深めてもらいたい時は、「例えば…」を入れてあげると良い。そうすると聴いている側も理解しやすいため、プレゼン内容に対する納得感が格段に良くなる。

    PointとReasonを繋げることが最も大事

     これがプレゼンテーションのテクニックの一つとして有名な「PREP法」というものである。多くの人はP(Point・結論)R(Reason・理由) E(Example・具体例) P(Point・再度結論)の4つを並べることが大事だと思ってしまいがちだが、最も大事なのはPointとReasonを繋げること。最初がしっかり繋がっていなければ、どれだけ脚色してもダメなので、まずはPointとReasonの繋がりを意識するべきだろう。

    セッション3:視覚と聴覚に訴えかけるプレゼンの話し方

     セッション3では、ソフトバンクモバイル(株)社内プレゼン講師で技術部門の課長を務め、世界的トレーナー養成機関The Bob Pike Group 認定プロフェッショナルトレーナーでもある加藤欽一氏が「プレゼンの話し方の極意」を語った。

     プレゼンが成功する要素というのは「資料・構成」で80%ほど決まり、「話法」は20%くらいの割合である。ただ、資料・構成はあくまでプレゼンの準備であり、本番で最も大切になるのは話法なので、話法を磨いていくことがプレゼンマスターになるためには重要になる。


     まず、皆さんは「プレゼンの達人」と聞くとどんな人をイメージするだろうか?きっと多くの人はスティーブ・ジョブズ氏、孫正義氏などをイメージすることだろう。


     では、彼らのどこがスゴいのだろうか?会場を歩き回る、聴衆に問い掛ける、間を取るなどが挙げられるだろう。多くの人はたくさんテクニックは知っているはずなのに、自分の思った通りにプレゼンが出来ないのは「知っている」と「出来る」は違うということだからである。


     人間がスキルを習得するまでには、「知っている(認知)」→「分かっている(理解)」→「出来る(実行)」という3つのステップがある。今回は、「知っている」から「分かっている」へとステップアップできる内容を話していく。

    聴覚と視覚が重要

     人間には「視覚・聴覚・嗅覚・味覚・触覚」の五感があるが、プレゼンで重要なのは「聴覚・視覚」の2つだけ。この2つに沿ったテクニックをいくつか紹介する。

    聴覚に訴えかける7つのテクニック

     まずは聞いている側の聴覚に訴えかける話法のテクニックを紹介していく。


    1. 短い文章で話す


     早く「。」をつけるようする。「、」が多くなってしまうと「え〜」が生まれやすくなってしまうのだ。

     

    2. 抑揚のある声


     プレゼンの中でも重要なポイントは大きい声で話すようにして、聴いている側の注意を惹きたい時は小さい声で話すようにすると良い。ただ、単調になってしまうのは良くないので、気をつけるべき。


    3. 高低のある声


     高い声は緊急感やドキドキ感を与え、 低い声は落ち着いた空気になるため説得力も増してくる。そのため、声の高低を上手く使い分けて話すようにすると聴いている側へも非常に伝わりやすくなる。プロの歌手が良い例である。


    4. 話すスピードを合わせる


     プレゼンで話すスピードは、自分が楽に話せるスピードではなく相手がしっかり理解できるスピードでなければならない。理解できないまま淡々とプレゼンが進んでしまうと途中で考えるのを放棄し、聴くのをやめてしまう。


    5. 間を取る


     しっかりと間をとって、聴いている側にも考える時間を与えるようにするべき。ただ聴いているだけでなく、適度に考える時間を与えると意思決定やジャッジがとてもしやすくなる。


    6. 問い掛ける


     自分が話すだけでなく聴衆に問いかけることで大きな3つの効果がある。期待させたり、考えさせたり 、共感させたりすることができるのだ。そのため途中で聴衆に問いかけを行うということは重要なテクニックの一つと言える。


    7. 繰り返す


     人が何かを記憶するためには、7回接触すると記憶の定着度が高まると言われている。これはセブンヒッツ理論と呼ばれるもので、自分の主張を相手の記憶に残すためには、特に大事なポイントを繰り返しで同じ言葉を発し続ける必要がある。

    視覚に訴えかける6つのテクニック

     次は視覚に訴えかけるテクニックを紹介していく。


    1. ジェスチャーを行う


     ジェスチャーは感情を助長してくれたり、形状を補足してくれる役割を担ってくれる。ジェスチャーを行う際のポイントは、肩幅よりも広く行うべきである。


    2. アイコンタクトを忘れない


     アイコンタクトと聞くと、とにかく多くの人を見れば良いと思ってしまいがちだが、アイコンタクトで大事なのは意思決定者、参謀、No.2の人といったキーマンを見ることで、特にキースライドでは必ず見る。


    3. 表情を使い分ける


     ずっと同じ表情で話すのではなく、大事なポイントでは真剣な表情や通常は笑顔など、表情を使い分けて話すようにした方が聴衆へも内容が伝わりやすい。


    4. 堂々とした姿勢を保つ


     よく腕を組んだり、後ろで手を組んでプレゼンをする人を見かけるが、手を組んでしまうとジェスチャーが出来なくなってしまうので、手を組んではいけない。堂々とすると自身を与えてくれる。


    5. スライド横に立つ


     プレゼンをする際は、スライドの横に立ってプレゼンした方が良い。その理由は大きく3つあり、「ポイントを指し示しやすい」「アイコンタクトがとれる」「声が聞き取りやすい」といったものがある。座ってプレゼンするのは絶対にやってはいけない。


    6. リハーサルをする


     プレゼンの達人と言われているジョブズですら、本番の1ヶ月前から全ての予定をキャンセルして入念なリハーサルを行うという。にも関わらず、自分たちがリハーサルもせずにプレゼンを成功させるのはほとんど不可能と言えるだろう。だからこそ、必ず「声出し」「録画撮影」「第三者(素人)」に見てもらうということはやるべきである。ここに成功の可否がかかっているといっても過言ではないだろう。


     それでは、ここで知識は習得することが出来たはずなので、後はとことん練習あるのみ。明日からのプレゼンの場で実践してみてほしい。

    実際にプレゼンも披露!

     第2部では、3名のプレゼンマスターがこれまでに行ってきたプレゼンをその場で披露した。


     セッション1で講師を務めた植山氏は、「賢く思われる話し方6つのコツ」と題したプレゼンを身ぶり手ぶりを交えて会場に語りかけるように行った。


     またセッション2とセッション3で講師を務めた伊藤氏と加藤氏は、孫正義氏の後継者発掘・育成・見極めを目的とした「ソフトバンクアカデミア」で孫正義氏に実際に披露したプレゼンを行った。さすがプレゼンマスターといったところで、参考になるポイントが随所に散りばめられており、思わず感心してしまう人もいたほどだ。


     このように理論だけでなく、プレゼンマスターの生のプレゼンを見ることができ、実際に講義で紹介された理論をプレゼンに落とし込んだらどうなるのかも学ぶことができるイベントとなっていたため、参加者にとっては非常に有意義な時間となっただろう。

    ワークスタイルに変革を!

     今回のイベント「最強プレゼンマスター3人が伝授!!プレゼンの構成、作成、話し方の奥義」を主催したプラス株式会社ジョインテックスカンパニーは、「ワークスタイルの変革に寄与していく」ことを目的として、様々なオフィス家具・文具事務用品、生活用品をはじめ、オフィスに必要な様々なモノ、サービスを販売している流通カンパニーである。


     今回のイベントのように「ビジネスパーソンの生産性・スキル向上が、ワークスタイルの変革に繋がる」というビジョンに基づき、今後も様々な取り組みを行っていくようだ。


     「生産性向上・ワークスタイルの変革」という言葉にピンと来た人は、ぜひ下記のリンクからホームページを覗いてみると良いだろう。




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